Hoe de grootte van de mailbox in Outlook verkleinen?

Veel e-mailberichten vertragen de prestaties van Outlook. In deze zelfstudie worden verschillende methoden geïntroduceerd om de mailboxgrootte te verkleinen om de productiviteit van Outlook te verbeteren,

Opmerking: voordat u de geboden oplossingen probeert, moet u ervoor zorgen dat u een volledige back-up van de Outlook PST-bestanden hebt gemaakt.

Alle methoden in deze zelfstudie worden gebruikt in Outlook 2021, er kunnen enkele verschillen zijn in verschillende Outlook-versies.

Zoek en verwijder grote e-mails en bijlagen

Methode 1 Sorteer e-mails op grootte

Methode 2 Zoek e-mail op grootte

Mailbox opruimen gebruiken

Leeg verwijderde items

Verplaats oude e-mails naar Archiefbestand

Comprimeer het Outlook-gegevensbestand

Archiveer een ouder Outlook-gegevensbestand

Ruim overtollige berichten op

Zoek en verwijder grote e-mails en bijlagen

Er zijn twee methoden waarmee u snel de grote e-mails en bijlagen kunt vinden.

Methode 1 Sorteer e-mails op grootte

In Outlook sorteer je e-mails over het algemeen op ontvangen datum, eigenlijk kan dat ook sorteer e-mails op grootte.

2. Ga dan naar het Datum vervolgkeuzelijst, kies Maat.

Nu zijn alle e-mails in de map gesorteerd op grootte en Outlook groepeert e-mails automatisch op grootte in 4 groepen.

Dan kun je de grote e-mails verwijderen.

Methode 2 Zoek e-mail op grootte

1. Blader in een lijst met accountmappen naar Zoekmapen klik er met de rechtermuisknop op om te klikken Nieuwe zoekmap.

2. Vervolgens in de Nieuwe zoekmap dialoogvenster, scrol naar Mail organiseren sectie en klik Grote post, dan klikken Kies om het dialoogvenster E-mailformaat te openen, en geef op zijn minst de kleine maat op waarop u e-mails wilt vinden op basis van. Klik OK > OK om de dialoogvensters te sluiten.

Nu kunt u zien dat er een nieuwe map is gemaakt en alle e-mails met een grootte van meer dan 50 kb worden weergegeven in deze nieuwe map. U kunt ze doorbladeren en de e-mails verwijderen die u niet meer nodig hebt.

Mailbox opruimen gebruiken

De tool Mailbox Cleanup is erg handig om de grootte van mailboxen te verkleinen. Daarmee kan je maak de map Verwijderde items leeg om ruimte vrij te maken, en kan ook klikken Automatisch archiveren om oudere e-mails naar het archiefbestand te verplaatsen.

Klik Dien in tabblad en klik vervolgens op Tools > Postvak opruimen..

Leeg verwijderde items

Klik Bekijk de grootte van verwijderde items om de ... te zien grootte van de Map Verwijderde items, ga dan terug om te klikken Leeg om de items in de map Verwijderde items permanent te verwijderen.

Verplaats oude e-mails naar Archiefbestand

Klik Automatisch archiveren knop om oude items naar de archiefbestanden op de huidige computer te verplaatsen.

Comprimeer het Outlook-gegevensbestand

In Outlook kunt u het Outlook-gegevensbestand (PST) handmatig comprimeren.

1. klikken Dien in tabblad en klik vervolgens op accountinstellingen > accountinstellingen.

2. Klik in het dialoogvenster Accountinstellingen op Data bestand tabblad kies één rekening dat u het gegevensbestand wilt comprimeren, klikt u op Instellingen.

3. Klik in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand op Nu compact. Klik OK.

Archiveer een ouder Outlook-gegevensbestand

1. klikken Dien in > Optiesen klik in het venster Opties op Geavanceerd tab in het linkerdeelvenster en klik vervolgens op AutoArchiveren-instellingen.

2. Vink R aan in het dialoogvenster AutoArchiverenun AutoArchive elke n dagen, en geef vervolgens deze optie en andere opties op zoals u nodig hebt, zoals Items opruimen dan. Klik vervolgens op OK > OK.

Ruim overtollige berichten op

De functiegroep Opschonen gebruiken om de overbodige berichten in geselecteerde gesprekken, mappen of submappen te verwijderen

Selecteer de mappen of de conversaties en klik Home tabblad en in het Verwijder groep, kies een functie uit de vervolgkeuzelijst van Clean Up.