Hoe verkleint u de grootte van uw postbus in Outlook?

Veel e-mailberichten vertragen de prestaties van Outlook. In deze handleiding worden verschillende methoden beschreven om de postbusgrootte te verkleinen en zo de productiviteit van Outlook te verbeteren.

Opmerking: maak eerst een volledige back-up van uw Outlook PST-bestanden voordat u de aangeboden oplossingen uitprobeert.

Alle methoden in deze handleiding zijn uitgevoerd in Outlook 2021; afhankelijk van uw versie kunnen er enkele verschillen optreden.

Grote e-mails en bijlagen zoeken en verwijderen

Methode 1 E-mails sorteren op grootte

Methode 2 E-mails zoeken op grootte

Postbusopruiming gebruiken

Leegmaken Verwijderde Items

Oude e-mails verplaatsen naar archiefbestand

Het Outlook-gegevensbestand comprimeren

Oudere Outlook-gegevensbestanden archiveren

Overbodige berichten opschonen

---

Grote e-mails en bijlagen zoeken en verwijderen

Er zijn twee methoden om snel grote e-mails en bijlagen te vinden.

Methode 1 E-mails sorteren op grootte

In Outlook sorteert u e-mails standaard op ontvangstdatum, maar u kunt ze ook op grootte sorteren.

Ga vervolgens naar het menu „Op datum” in de keuzelijst en kies „Grootte”.

Nu zijn alle e-mails in de map gesorteerd op grootte, en groepeert Outlook ze automatisch in vier categorieën op basis van hun omvang.

Vervolgens kunt u de grote e-mails eenvoudig verwijderen.

Methode 2 E-mails zoeken op grootte

Scrol in de lijst met accountmappen naar „Zoekmap”, klik er met de rechtermuisknop op en selecteer „Nieuwe zoekmap”.

Klik in het dialoogvenster „Nieuwe zoekmap” naar beneden tot de sectie „E-mail organiseren”, selecteer „Grote e-mail” en klik vervolgens op „Kiezen” om het dialoogvenster E-mailgrootte te openen. Geef daar de minimale grootte op vanaf welke u e-mails wilt vinden en klik op „OK” > „OK” om de dialoogvensters te sluiten.

U ziet nu dat er een nieuwe map is aangemaakt en dat alle e-mails groter dan 50 KB automatisch in deze map verschijnen. Bekijk ze gerust en verwijder de berichten die u niet meer nodig heeft.

---

---

Postbusopruiming gebruiken

De Postbusopruiming-tool is zeer geschikt voor het verkleinen van de postbusgrootte. Hiermee kunt u de map Verwijderde Items leegmaken om ruimte vrij te maken en ook „Automatisch archiveren” gebruiken om oudere e-mails naar het archiefbestand te verplaatsen.

Klik op het tabblad „Bestand” en vervolgens op „Extra” > „Postbusopruiming...”.

Leegmaken Verwijderde Items

Klik op „Verwijderde Items-grootte weergeven” om de grootte van de map Verwijderde Items te bekijken, ga vervolgens terug en klik op „Leegmaken” om de items in de map Verwijderde Items permanent te verwijderen.

Oude e-mails verplaatsen naar archiefbestand

Klik op de knop „Automatisch archiveren” om oude items automatisch naar de archiefbestanden op uw huidige computer te verplaatsen.

---

Het Outlook-gegevensbestand comprimeren

In Outlook kunt u het Outlook-gegevensbestand (PST) handmatig comprimeren.

Klik op het tabblad „Bestand” en vervolgens op „Accountinstellingen” > „Accountinstellingen”.

Klik in het dialoogvenster Accountinstellingen op het tabblad „Gegevensbestanden”, selecteer het account waarvan u het gegevensbestand wilt comprimeren en klik op „Instellingen”.

Klik in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand op „Nu comprimeren” en bevestig met OK.

---

Oudere Outlook-gegevensbestanden archiveren

Klik op 'Bestand' > 'Opties', ga in het venster Opties naar het tabblad 'Geavanceerd' in het linkerdeelvenster en klik vervolgens op 'Instellingen voor automatisch archiveren'.

Schakel in het dialoogvenster Automatisch archiveren de optie „Automatisch archiveren uitvoeren elke n dagen” in en stel deze waarde in, samen met andere gewenste opties zoals „Items wissen ouder dan”. Klik op OK > OK.

---

Overbodige berichten opschonen

Gebruik de functiegroep Opschonen om overbodige berichten uit geselecteerde conversaties, mappen of submappen te verwijderen.

Selecteer de mappen of conversaties, klik op het tabblad „Start” en kies in de groep „Verwijderen” een optie uit het keuzemenu van „Opschonen”.