Hoe markeert u vertrouwelijke e-mails in Outlook en vraagt u daarbij een ontvangstbevestiging aan?

Sommige zeer privé e-mailberichten worden door de afzender gemarkeerd als vertrouwelijk en voorzien van een verzoek om ontvangstbevestigingen. In dat geval willen we dit soort belangrijke e-mails direct herkennen terwijl we door de talloze berichten in de Postvak IN-map bladeren. Om dat te bereiken, markeren we vertrouwelijke e-mails met ontvangstbevestiging automatisch, zodat ze direct opvallen. In deze handleiding leest u hoe u Voorwaardelijke opmaak gebruikt om dergelijke e-mails visueel te onderscheiden.

Opmerking: Hier wordt Microsoft Outlook 365 als voorbeeld genomen; de stappen en beschrijvingen kunnen enigszins afwijken in andere versies van Outlook.

---

Vertrouwelijke e-mails met een ontvangstbevestiging markeren

Hier markeren we e-mailberichten die een ontvangstbevestiging bevatten en als vertrouwelijk worden beschouwd. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

1. Start Outlook, open de map Postvak IN, ga naar het tabblad Beeld en klik op Beeldinstellingen.

2. Het dialoogvenster Geavanceerde beeldinstellingen: Compact verschijnt. Klik op de optie Voorwaardelijke opmaak gebruiken.

3. Vervolgens verschijnt het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak gebruiken. Klik op de knop Toevoegen. Er wordt een regel zonder titel gemaakt en weergegeven in de lijst met Regels voor deze weergave.

4. Als u de regelnaam naar wens wilt wijzigen, typt u een naam in het tekstvak Naam. Hier typ ik „Vertrouwelijke e-mails met een ontvangstbevestiging”.

5. Klik op de knop Lettertype om het uiterlijk in te stellen voor de gemarkeerde vertrouwelijke e-mails met een ontvangstbevestiging.

6. Het dialoogvenster Lettertype verschijnt. Pas de opmaak naar wens aan. Hier stel ik de Grootte in op Groter, vink het selectievakje Onderstrepen aan en kies Rood als Kleur. Klik op OK.

Opmerking: U kunt het uiteindelijke uiterlijk bekijken in het gedeelte Voorbeeld.

7. Ga terug naar het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak gebruiken. Klik op de knop Voorwaarde om de voorwaarde in te stellen die de regel activeert.

8. Het dialoogvenster Filter verschijnt. Ga naar het tabblad Geavanceerd. Klik in het gedeelte Meer criteria definiëren op de knop Veld.

9. Navigeer naar Veelgebruikte velden in de keuzelijst en klik erop. Klik vervolgens op Gevoeligheid.

10. U keert terug naar het dialoogvenster Filter. Stel de Waarde Gevoeligheid in op Vertrouwelijk en klik op de knop Aan lijst toevoegen.

11. In het gedeelte Zoek items die aan deze criteria voldoen wordt deze voorwaarde toegevoegd en weergegeven in de lijst.

12. Klik nogmaals op de knop Veld. Klik op Alle e-mailvelden > Ontvangstbevestiging aangevraagd.

13. Keert u terug naar het dialoogvenster Filter. Stel de Voorwaarde Ontvangstbevestiging aangevraagd in op Waarde gelijk aan Ja en klik op de knop Aan lijst toevoegen.

14. De twee voorwaarden zijn nu toegevoegd en zichtbaar in de lijst. Klik op OK.

15. Klik nogmaals op OK>OK om de instelling af te ronden. U ziet nu dat een vertrouwelijke e-mail met een ontvangstbevestiging is gemarkeerd in de e-maillijst.

---

Gerelateerde artikelen