Outlook: zo maakt u een link voor 'Toevoegen aan agenda' in een e-mail

Zoals bekend, als u mensen wilt uitnodigen voor een vergadering, sturen de meesten van u gewoon een vergaderverzoek via Outlook. Als de ontvangers dit accepteren, wordt het vergaderitem toegevoegd aan hun agenda. Deze handleiding beschrijft een alternatieve methode hiervoor: het maken van een link voor 'Toevoegen aan agenda' in de e-mailtekst.

Opmerking: De methoden in deze handleiding zijn uitgevoerd in Outlook 2021. Als u een andere versie gebruikt, kunnen de stappen enigszins afwijken.

Een link voor 'Toevoegen aan agenda' genereren in een e-mail

---

Een link voor 'Toevoegen aan agenda' genereren in een e-mail

Maak eerst een afspraak.

1. Ga naar de weergave „Agenda” en klik op het tabblad „Start” op „Afspraak” in de groep „Nieuw”.

2. In het venster „Afspraak” bewerkt u de titel, begintijd, eindtijd, locatie en overige benodigde informatie, waarna u op „Opslaan en sluiten” klikt.

Verzend vervolgens een iCalendar-bijlage

3. Zoek in uw agenda de afspraak die u heeft gemaakt, klik erop en selecteer onder het tabblad „Bijlage” de optie „Doorsturen” > „Doorsturen als iCalendar”.

Er verschijnt nu een berichtvenster met de afspraak als .ics-bijlage.

Sla tenslotte de iCalendar op in een gedeelde locatie en voeg een link toe aan de e-mailtekst

4. Klik met de rechtermuisknop op de bijlage iCalendar.ics en kies ‘Opslaan als’ in het contextmenu.

5. Kies een gedeelde map waartoe al uw ontvangers toegang hebben en klik op „Opslaan” om de iCalendar-bestand hierin op te slaan.

6. Maak een nieuwe e-mail aan, vul de ontvangers, het onderwerp en de tekst in, selecteer de tekst waar u de agendalink wilt plaatsen, klik op het tabblad „Invoegen” en vervolgens op „Koppeling” in de groep Koppelingen.

7. In het venster „Hyperlink invoegen” klikt u op het tabblad „Bestaand bestand of webpagina”, zoekt u het opgeslagen .ics-bestand op in het tekstvak „Adres” en klikt u op „OK”.

De agendalink is nu gekoppeld aan de geselecteerde tekst. Klik op ‘Verzenden’ om de e-mail direct te versturen.

Tip: Wilt u de agendalink aan een afbeelding toevoegen? Voeg dan eerst een afbeelding in via 'Invoegen' > 'Afbeelding/Vorm/Pictogrammen' (naar keuze) en herhaal stap 7 om de afbeelding te koppelen.

Wanneer de ontvanger op de gekoppelde tekst klikt, verschijnt een dialoogvenster met de vraag of de map geopend mag worden. Klik op ‘Ja’ om de iCalendar-map te openen.

Dubbelklik in de iCalendar-map op de agenda die u wilt toevoegen. Zodra het venster „Afspraak” verschijnt, klikt u op „Opslaan en sluiten” om de afspraak direct aan uw agenda toe te voegen.