Vergaderingen plannen over meerdere tijdzones in Outlook?

Wanneer u samenwerkt met collega’s in verschillende tijdzones, is het vaak lastig om een geschikt tijdstip te vinden. Maar zodra u meerdere tijdzones in één agenda ziet, wordt het plotseling een stuk eenvoudiger om een vergadering te plannen met iemand in een andere tijdzone. Stel daarom eerst de tijdzones in van uw collega’s of anderen die u wilt uitnodigen in uw Outlook-agenda—voordat u de vergadering aanmaakt. Klik hier om de handleiding te lezen:Meerdere tijdzones toevoegen aan de Outlook-agenda. Daarna laat u zien hoe u moeiteloos een vergadering pland voor mensen in verschillende tijdzones.

---

Vergaderingen plannen over meerdere tijdzones in Outlook

Outlook voor desktop toont maximaal drie tijdzones in uw agenda. Als de tijdzones van de personen die u wilt uitnodigen al zichtbaar zijn in uw Outlook-agenda, bepaalt u als volgt een gezamenlijk geschikt tijdstip voor de vergadering:

1. Ga naar de Agenda-weergave door op het agendapictogram links onderaan uw Outlook-scherm te klikken.

2. Klik op het tabblad Start op Dag, Werkweek of Week om uw agenda weer te geven in dag- of weekweergave met tijdsblokken in de groep Indelen. In dit voorbeeld heb ik op Werkweek geklikt; zie de onderstaande schermafbeelding.

Tip: Als de agenda zich in een andere weergave bevindt, zoals Lijst, klikt u op Beeld>Weergave wijzigen>Agendaom de agendaweergave te wijzigen in Agenda.

3. Scroll naar de pagina waar het overlappende gedeelte van de tijdsblokken uit de drie tijdzones wit is weergegeven.

Opmerking: De tijdsblokken van kantoortijden zijn wit; niet-kantoortijden zijn gearceerd. U kunt uw kantoortijden hier instellen:Bestand>Opties>Agenda.

4. De personen die u wilt uitnodigen, werken mogelijk in andere kantoortijden dan u, maar de tijdsblokken per tijdzone geven u een veel duidelijker beeld van het meest geschikte moment voor uw vergadering. Ga nu naar de week van de vergadering en klik met de rechtermuisknop op het gewenste tijdsblok. Zie de schermafbeelding:

5. Klik op Vergadering Aanvraag. Vul vervolgens de informatie in, klik in het pop-upvenster Vergadering op Vereiste deelnemers en klik daarna op Verzenden.

---

Gerelateerde artikelen