Hoe automatisch bijlagen afdrukken wanneer e-mails in Outlook aankomen?

Deze zelfstudie demonstreert een methode om een ​​VBA-script en een Outlook-regel te combineren om u te helpen automatisch bijlagen van bepaalde e-mails af te drukken wanneer ze in Outlook aankomen.

Automatisch bijlagen afdrukken wanneer bepaalde e-mails binnenkomen

Stel dat u bijlagen van inkomende e-mails van een bepaalde afzender automatisch wilt afdrukken. Je kunt het als volgt doen om het voor elkaar te krijgen.

Stap 1: Maak een script in Outlook

Allereerst moet u een VBA-script maken in Outlook.

1. Start uw Outlook, druk op de anders + F11 toetsen tegelijkertijd om het Microsoft Visual Basic voor toepassingen venster.

2. In de Microsoft Visual Basic voor toepassingen venster, dubbelklik op Project1 > Microsoft Outlook-objecten > DezeOutlookSessie om de te openen ThisOutlookSession (code) venster en kopieer vervolgens de volgende code naar dit codevenster.

VBA-code 1: automatisch bijlagen afdrukken (alle soorten bijlagen) wanneer e-mails binnenkomen

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Opmerking: Deze code ondersteunt het afdrukken van alle soorten bijlagen die in e-mails zijn ontvangen. Als u alleen het opgegeven type bijlage wilt afdrukken, zoals pdf-bestanden, past u de volgende VBA-code toe.

VBA-code 2: Druk automatisch het opgegeven type bijlagen af ​​wanneer e-mails binnenkomen

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Opmerkingen:

3. Ga je gang en klik op Tools > Referenties. Bij het opduiken Referenties – Project1 dialoogvenster, controleer de Microsoft Scripting-runtime vak en klik vervolgens op het OK knop.

4. Sla de code op en druk op anders + Q toetsen om de Microsoft Visual Basic voor toepassingen venster.

Opmerking: Zorg ervoor dat de Schakel alle macro's in optie is ingeschakeld in uw Outlook. U kunt deze optie aanvinken door de onderstaande stappen te volgen.

Stap 2: Bouw een regel om het script te gebruiken

Nadat u het VBA-script in Outlook hebt toegevoegd, moet u een regel maken om het script te gebruiken op basis van bepaalde voorwaarden.

1. Ga naar het tabblad Home, klik op Reglement > Beheer regels en waarschuwingen.

2. In de Regels en waarschuwingen dialoogvenster, klik op de Nieuwe regel knop om een ​​regel te maken.

Tips: Als u meerdere e-mailaccounts aan uw Outlook heeft toegevoegd, geef dan een account op in de Wijzigingen toepassen op deze map vervolgkeuzelijst waar u de regel wilt toepassen. Anders wordt het toegepast op de inbox van het momenteel geselecteerde e-mailaccount.

3. In de eerste Regels Wizard dialoogvenster, selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang in de Stap 1 in en klik vervolgens op Next.

4. In de tweede Regels Wizard dialoogvenster, moet u:

5. In de derde Regels Wizard dialoogvenster, moet u als volgt configureren.

Tips: Als de "voer een script uit” optie ontbreekt in uw Regels Wizard, kunt u het weergeven door de methode te volgen die in dit artikel wordt genoemd: herstel ontbrekende Run A Script-optie in Outlook-regel.

6. Dan nog een Regels Wizard verschijnt en vraagt ​​om uitzonderingen. U kunt de uitzonderingen indien nodig selecteren, anders klikt u op de Volgende knop zonder selecties。

7. In de laatste Regels Wizard, moet u een naam voor de regel opgeven en vervolgens op de Finish knop.

8. Daarna keert het terug naar de Regels en waarschuwingen dialoogvenster, kunt u de regel die u hebt gemaakt in de lijst zien, klik op de OK knop om de hele instellingen te voltooien.

Vanaf nu, wanneer een e-mail van de opgegeven persoon wordt ontvangen, worden de bijgevoegde bestanden automatisch afgedrukt.

Gerelateerde artikelen

---

Beste Office-productiviteitstools

Kutools for Outlook - Meer dan 100 krachtige functies om uw Outlook een boost te geven

🤖 AI Mail-assistent: Directe professionele e-mails met AI-magie: met één klik geniale antwoorden, perfecte toon, meertalige beheersing. Transformeer e-mailen moeiteloos! ...

???? Email Automation: Niet aanwezig (beschikbaar voor POP en IMAP)  /  Plan het verzenden van e-mails  /  Automatische CC/BCC volgens regels bij het verzenden van e-mail  /  Automatisch doorsturen (geavanceerde regels)   /  Begroeting automatisch toevoegen   /  Splits e-mails van meerdere ontvangers automatisch op in individuele berichten ...

📨 email management: Gemakkelijk e-mails herinneren  /  Blokkeer zwendel-e-mails van onderwerpen en anderen  /  Verwijder dubbele e-mails  /  Uitgebreid Zoeken  /  Consolideer mappen ...

📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan  /  Batch losmaken  /  Batchcompressie  /  Automatisch opslaan   /  Automatisch loskoppelen  /  Automatisch comprimeren ...

???? Interface-magie: 😊Meer mooie en coole emoji's   /  Verhoog uw Outlook-productiviteit met weergaven met tabbladen  /  Minimaliseer Outlook in plaats van te sluiten ...

???? Wonderen met één klik: Beantwoord iedereen met inkomende bijlagen  /   Antiphishing-e-mails  /  🕘Toon de tijdzone van de afzender ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Contacten en agenda: Batchcontacten toevoegen uit geselecteerde e-mails  /  Splits een contactgroep in individuele groepen  /  Verwijder verjaardagsherinneringen ...

Over 100 Eigenschappen Wacht op je verkenning! Klik hier om meer te ontdekken.

Lees meer       Gratis download      Koop nu jouw