Hoe stuur ik e-mails door naar een specifieke persoon wanneer ik als afwezig gemarkeerd sta in Outlook?

Wanneer u niet op kantoor bent, is het essentieel dat belangrijke e-mails automatisch worden doorgestuurd naar een collega of teamlid die ze in uw afwezigheid kan afhandelen. Outlook beschikt over ingebouwde functies om dit proces te automatiseren, en Kutools voor Outlook (KTO) biedt nog geavanceerdere opties. In deze handleiding begeleid ik u stap voor stap bij twee methoden om e-mails automatisch door te sturen naar een specifiek persoon tijdens uw afwezigheid.

Stuur e-mails door naar een specifiek persoon wanneer u Afwezig door regels te maken

Stuur e-mails door naar een specifiek persoon wanneer u Afwezig door gebruik te maken van Kutools voor Outlook

---

Stuur Automatisch doorsturen e-mails door naar een specifiek persoon wanneer u Afwezig door regels te maken

U kunt regels instellen om alle e-mails of specifieke berichten automatisch door te sturen naar de ontvanger van uw keuze. Volg hiervoor deze stappen:

1. Klik op Regels > Regels en waarschuwingen beheren. In het verschijnende dialoogvenster Regels en waarschuwingen, klikt u op Nieuwe regel onder het tabblad E-mailregels. Zie schermafbeelding:

2. Klik in het eerste Regelwizard-dialoogvenster op de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang in de sectie Begin met een lege regel, zie schermafbeelding:

3. Klik op de knop Volgende om naar het tweede dialoogvenster te gaan. In deze wizardstap kunt u de voorwaarden opgeven waaraan bepaalde e-mails moeten voldoen. Als u alle ontvangen e-mails wilt doorsturen, slaat u deze stap over en klikt u direct op de knop Volgende, waarna een meldingsvenster verschijnt; klik dan op de knop Ja, zie schermafbeelding:

4. Vink in het derde wizarddialoogvenster nu de optie doorsturen naar personen of openbare groep aan in het vak Stap 1: Actie(s) selecteren, en klik vervolgens op de hyperlinktekst personen of openbare groep om het dialoogvenster Regeladres te openen en de persoon te selecteren waaraan u de berichten wilt doorsturen. Zie schermafbeelding:

5. Klik vervolgens op OK > Volgende om naar het vierde wizarddialoogvenster te gaan. Selecteer eventuele uitzonderingen die u op deze regel wilt toepassen. U kunt deze stap ook overslaan en direct op de knop Volgende klikken, zie schermafbeelding:

6. Typ in het laatste Regelwizard-dialoogvenster een naam voor deze regel in stap 1 en vink in stap 2 de optie Deze regel inschakelen aan, zie schermafbeelding:

7. Klik op de knop Voltooien en daarna op de knop OK in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Vanaf nu worden nieuw ontvangen e-mails automatisch doorgestuurd naar de door u opgegeven persoon.

---

Stuur Automatisch doorsturen e-mails door naar een specifiek persoon wanneer u Afwezig door gebruik te maken van Kutools voor Outlook

Kutools voor Outlook vereenvoudigt e-maildoorsturing met de functie Automatisch doorsturen, die intuïtiever en gebruiksvriendelijker is.

Stap 1. Download en installeer Kutools voor Outlook, start Outlook en klik op KUTOOLS PLUS > Doorsturen > Regels beheren.

Stap 3. In stap 1 van de regelwizard,

1. Vink 'Afzender is – individu of openbare groep' aan: Vink dit vakje aan om e-mails van specifieke afzenders te filteren.

2. Klik op-individu of openbare groep: Selecteer de onderstreepte koppeling om het adresboek te openen.

3. Selecteer de specifieke afzender(s): Kies uit de lijst de afzender(s) waarop u de regel wilt toepassen.

4. Klik op OK: Bevestig uw selectie en sluit de Adresboek.

   

Stap 4. Klik op de knop Volgende om naar stap 2 van de regelwizard te gaan en selecteer de gewenste uitzonderingen. Hebt u geen uitzonderingen? Klik dan direct op Volgende om door te gaan naar stap 3 van de wizard.

Stap 5. In de laatste stap van de regelwizard,

1. Geef de regel een naam: Geef de regel een beschrijvende naam (bijvoorbeeld „Afwezig Doorsturen”) zodat u deze later gemakkelijk kunt herkennen.

2. Klik op de knop Ontvanger selecteren: Gebruik deze knop om het adresboek te openen en de ontvanger(s) te kiezen voor de doorgestuurde e-mails.

3. Klik op OK: bevestig uw instellingen en voltooi de regelconfiguratie.

   

Stap 6. Klik op OK en vervolgens op Ja om de regel op te slaan en de functie Automatisch doorsturen te activeren.