Hoe stel ik een waarschuwing in bij het verzenden van e-mails naar externe domeinen in Outlook?
Het verzenden van e-mails naar externe domeinen—bijvoorbeeld buiten uw organisatie—kan soms leiden tot onbedoelde datalekken of beveiligingsrisico’s. Om dit te voorkomen, kunt u in Outlook een waarschuwing instellen die u alerteert voordat u e-mails naar externe ontvangers verzendt. In deze handleiding bespreek ik twee eenvoudige methoden om dit voor elkaar te krijgen.
Gebruik de ingebouwde MailTips-functie van Outlook
Gebruik de ingebouwde MailTips-functie van Outlook
De waarschuwing "De volgende ontvanger bevindt zich buiten uw organisatie" in Outlook is een handige functie die u waarschuwt wanneer u e-mails verzendt naar externe ontvangers. Deze functie maakt deel uit van MailTips en werd geïntroduceerd in Microsoft Outlook 2010. Ze is beschikbaar voor gebruikers die verbonden zijn met een Microsoft Exchange Server. Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding over hoe deze functie werkt en hoe u deze kunt beheren.
Hoe het werkt
Tijdens het opstellen van een e-mail controleert Outlook automatisch of het domein van de ontvanger extern is.
Als de ontvanger buiten uw organisatie zit, verschijnt er een waarschuwingsbericht — „De volgende ontvanger bevindt zich buiten uw organisatie” — onder het ontvangersveld.
Deze herinnering helpt gebruikers om nogmaals te controleren voordat ze gevoelige informatie naar externe partijen versturen.
De functie inschakelen
De waarschuwing „Ontvanger bevindt zich buiten uw organisatie” is standaard meestal ingeschakeld voor Outlook-accounts die zijn gekoppeld aan een Exchange Server. Als dit niet werkt, volgt u deze stappen:
- Zorg ervoor dat u Outlook 2010 of een nieuwere versie gebruikt.
- Controleer of uw account is gekoppeld aan een Microsoft Exchange Server.
- De MailTips-functie is geconfigureerd op de Exchange Server. Als de waarschuwing niet wordt weergegeven, vraag dan uw IT-beheerder om MailTips voor uw organisatie in te schakelen.
Beperkingen
- Deze functie is uitsluitend beschikbaar voor Outlook-accounts die zijn gekoppeld aan een Exchange Server en werkt niet met persoonlijke e-mailaccounts, zoals Outlook.com, Gmail of POP/IMAP-accounts.
- Eindgebruikers kunnen deze functie niet rechtstreeks aanpassen of in- en uitschakelen in Outlook; dit wordt beheerd door de IT-beheerder.
Gebruik VBA-code
Met de volgende VBA-code ontvangt u een waarschuwing wanneer u e-mails verzendt naar externe domeinen in Outlook. Volg hiervoor de onderstaande stappen.
1. Druk op de Alt+F11-toetsen om het Microsoft Visual Basic for Applications-venster te openen.
2. Dubbelklik in het Microsoft Visual Basic for Applications-venster op ThisOutlookSession om het ThisOutlookSession (Code)-venster te openen en plak vervolgens de onderstaande VBA-code in het venster. Zie screenshot:
VBA-code: Waarschuwing bij verzenden van e-mail naar extern domein
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubOpmerking: In de code is „@addin99.com” het interne e-maildomein waarnaar u e-mails verzendt. Pas dit aan naar wens.
Vanaf nu verschijnt er, zodra u op de Verzenden-knop klikt om e-mails te verzenden naar een extern e-maildomein (dus niet het interne e-maildomein dat u hebt opgegeven in de VBA-code), een waarschuwingsvenster zoals hieronder weergegeven.
AI Mail Assistant in Outlook: Slimmere antwoorden, helderder communicatie (magie met één klik!)
Stroomlijn uw dagelijkse Outlook-taken met de AI Mail Assistant van Kutools voor Outlook. Deze krachtige tool leert van uw eerdere e-mails om intelligente, nauwkeurige antwoorden te genereren, uw e-mailinhoud te optimaliseren en u moeiteloos te ondersteunen bij het opstellen en verbeteren van berichten.
Deze functie ondersteunt:
- Slimme antwoorden: Ontvang reacties die zijn samengesteld op basis van uw eerdere gesprekken — persoonlijk, nauwkeurig en direct klaar voor gebruik.
- Laat uw e-mailtekst automatisch verfijnen voor meer duidelijkheid en impact.
- Moeiteloos opstellen: Geef gewoon trefwoorden op en laat AI de rest doen, in meerdere schrijfstijlen.
- Intelligente uitbreidingen: Breid uw gedachten moeiteloos uit met contextbewuste suggesties.
- Samenvatting: Ontvang direct beknopte samenvattingen van lange e-mails.
- Wereldwijde reikwijdte: Vertaal uw e-mails moeiteloos naar elke gewenste taal.
Deze functie ondersteunt:
- Slimme e-mailantwoorden
- Geoptimaliseerde inhoud
- Op trefwoorden gebaseerde concepten
- Intelligente inhoudsuitbreiding
- E-mailsamenvatting
- Vertaling in meerdere talen
Gerelateerde artikelen:
Beste Office-productiviteitshulpmiddelen
Geef uw Excel-vaardigheden een boost met Kutools voor Excel en ervaar efficiëntie zoals nooit tevoren.Kutools voor Excel biedt meer dan 300 geavanceerde functies om de productiviteit te verhogen en Tijd besparen.Klik hier om de functie te krijgen die u het meest nodig heeft...
Office Tab brengt een tabbladinterface naar Office en maakt uw werk veel eenvoudiger
- Schakel tabbladbewerking en -lezen in voor Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio en Project.
- Open en maak meerdere documenten aan in nieuwe tabbladen binnen hetzelfde venster, in plaats van in afzonderlijke vensters.
- Verhoogt uw productiviteit met 50 % en bespaart u dagelijks honderden muisklikken!
Alle Kutools-add-ins in één installatieprogramma.
Kutools for Office bundelt add-ins voor Excel, Word, Outlook en PowerPoint, plus Office Tab Pro—ideaal voor teams die met meerdere Office-apps werken.
- Alles-in-één suite— add-ins voor Excel, Word, Outlook & PowerPoint plus Office Tab Pro
- Één installatieprogramma, één licentie— binnen enkele minuten klaar (MSI-geschikt)
- Werkt beter samen— gestroomlijnde productiviteit in alle Office-apps
- 30 dagen volledig functionele proefversie— geen registratie, geen creditcard
- Beste prijs-kwaliteitverhouding— bespaar ten opzichte van het afzonderlijk kopen van add-ins