Hoe voegt u automatisch een handtekening toe aan vergaderverzoeken in Outlook?

In Outlook kunt u eenvoudig automatisch een handtekening toevoegen aan e-mails, maar als u de handtekening automatisch wilt toevoegen aan vergaderuitnodigingen, is er geen directe manier om deze taak uit te voeren. In dit artikel bespreek ik enkele nuttige methoden om automatisch een handtekening toe te voegen aan Outlook-vergaderverzoeken.

Automatisch handtekening toevoegen aan Outlook-vergaderverzoeken met een aangepast formulier

Automatisch handtekening toevoegen aan Outlook-vergaderverzoeken met VBA-code

---

Automatisch handtekening toevoegen aan Outlook-vergaderverzoeken met een aangepast formulier

In Outlook kunt u een aangepast formulier instellen dat automatisch een handtekening toevoegt aan uw vergaderverzoeken. Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar het Agendavenster en klik op Start > Vergadering om het nieuwe Vergaderingvenster te openen.

2. Klik vervolgens op Invoegen > Handtekening en kies de handtekening die u wilt invoegen. Zie de schermafbeelding:

3. Nadat u de handtekening hebt ingevoegd, klikt u in het nieuwe Vergadering-venster op Ontwikkelaar > Dit formulier ontwerpen. Zie de schermafbeelding:

4. Klik in het nieuwe scherm op Ontwikkelaar > Publiceren > Formulier publiceren als. Zie de schermafbeelding:

5. Typ in het venster Formulier publiceren als een naam in het tekstvak Weergavenaam en klik vervolgens op de knop Publiceren. Zie de schermafbeelding:

6. Sluit daarna het huidige vergaderingsvenster zonder het op te slaan.

7. Vanaf nu klikt u, wanneer u een vergadering met handtekening wilt maken, op Start > Nieuwe items > Aangepaste formulieren en selecteert u het formulier dat u zojuist hebt gemaakt. De handtekening wordt dan automatisch in de hoofdtekst van de vergaderuitnodiging ingevoegd. Zie de schermafbeelding:

---

Automatisch handtekening toevoegen aan Outlook-vergaderverzoeken met VBA-code

De onderstaande VBA-code helpt u ook automatisch een handtekening toe te voegen aan vergaderverzoeken. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Houd de toetsen ALT + F11 ingedrukt om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Dubbelklik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op ThisOutlookSession in het deelvenster Project1 (VbaProject.OTM) om de module te openen, en plak de volgende code in de lege module.

VBA-code: Automatisch handtekening toevoegen aan vergaderverzoeken:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xMeetingItem As Outlook.MeetingItem
Dim xFSO As Scripting.FileSystemObject
Dim xSignStream, xWriteStream, xReadStream As Scripting.TextStream
Dim xSignFld, xSignSubFld As Scripting.Folder
Dim xSignFile As Scripting.File
Dim xSignText, xSignPath As String
Dim xMailRTFText, xMeetingRTFText, xAllRTFText As String
Dim xByte() As Byte
Dim xPos As Integer
Dim xFilePath, xFldPath, xFldName As String
Dim xMailItem As MailItem
On Error Resume Next
If Item.Class = olMeetingRequest Then
    Set xMeetingItem = Item
    Set xFSO = CreateObject("scripting.FileSystemObject")
    xSignPath = CStr(Environ("USERPROFILE")) & "\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures\"
    Set xSignFld = xFSO.GetFolder(xSignPath)
    If xSignFld.SubFolders.Count <> 0 Then
        For Each xSignSubFld In xSignFld.SubFolders
            xFldName = xSignSubFld.Name
            xFldPath = xSignSubFld.Path
        Next
    End If
    For Each xSignFile In xSignFld.Files
        If xFSO.GetExtensionName(xSignFile.Path) = "htm" Then
            Set xSignStream = xFSO.OpenTextFile(xSignFile.Path)
            xSignText = xSignStream.ReadAll
            If InStr(xSignText, xFldName) <> 0 Then
                xSignText = Replace(xSignText, xFldName, xFldPath)
            End If
            Set xMailItem = Outlook.Application.CreateItem(olMailItem)
            xMailItem.HTMLBody = xSignText
            xMailRTFText = StrConv(xMailItem.RTFBody, vbUnicode)
            xMeetingRTFText = StrConv(xMeetingItem.RTFBody, vbUnicode)
            xPos = InStrRev(xMeetingRTFText, "{\*\htmltag104 </div>}\htmlrtf }\htmlrtf0")
            xFilePath = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders(16)
            xFilePath = xFilePath & "\MeetingText.txt"
            If xFSO.FileExists(xFilePath) Then
                xFSO.DeleteFile xFilePath
            End If
            Set xWriteStream = xFSO.OpenTextFile(xFilePath, 8, True)
            xMeetingRTFText = Mid(xMeetingRTFText, 1, xPos - 1) & "{\*\htmltag72 </p>}{\*\htmltag0 \par }{\*\htmltag0 \par }" _
            & "{\*\htmltag64 <p class=MsoNormal>}\htmlrtf {\htmlrtf0 {\*\htmltag148 <span lang=EN-US style='color:#00B050'>}\htmlrtf {\htmlrtf0" _
            & "{\*\htmltag244 <o:p>}{\*\htmltag84 &nbsp;}\htmlrtf \'a0\htmlrtf0{\*\htmltag252 </o:p>}" _
            & "{\*\htmltag156 </span>}\htmlrtf }\htmlrtf0 \htmlrtf\par}\htmlrtf0" _
            & vbCrLf & xMailRTFText & vbCrLf & Mid(xMeetingRTFText, xPos, Len(xMeetingRTFText) - xPos + 1)
            xWriteStream.WriteLine xMeetingRTFText
            Set xReadStream = xFSO.OpenTextFile(xFilePath)
            xAllRTFText = xReadStream.ReadAll
            PackBytes xByte, xAllRTFText
            xMeetingItem.RTFBody = xByte
            xMeetingItem.Save
            xMailItem.Close olDiscard
        End If
    Next
End If
End Sub
Private Sub PackBytes(ByteArray() As Byte, ByVal PostData As String)
    ByteArray() = StrConv(PostData, vbFromUnicode)
End Sub

3. Sluit daarna het codovenster. Vanaf dat moment wordt bij het verzenden van een uitgaande vergaderuitnodiging automatisch de specifieke handtekening ingevoegd. U kunt het resultaat controleren in de map Verzonden items: