Hoe stelt u de automatische afwezigheidsmelding in Outlook in?

Soms bent u Afwezig en kunt u e-mails niet tijdig beantwoorden. In dat geval wilt u ontvangers mogelijk laten weten waarom u niet direct reageert, ook al hebt u hun e-mails wel ontvangen. U kunt in Outlook Afwezig (Automatisch antwoord-regel) instellen via de volgende methoden:

• Stel Afwezig (automatisch antwoord) in met de Afwezig Assistent voor Exchange-account(4 stappen)
• Stel Afwezig (automatisch antwoord) in met Kutools voor Outlook(3 stappen)
• Stel Afwezig (automatisch antwoord) in met de functie Regels en waarschuwingen beheren(11 stappen)

---

Stel Afwezig (automatisch antwoord) in met de Afwezig Assistent voor Exchange-account

Als u een Exchange-account gebruikt, kunt u met de Afwezig Assistent een specifiek automatisch antwoordbericht instellen voor ontvangen e-mails tijdens uw afwezigheid. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Selecteer in de Mail-weergave het Exchange-account in de navigatie en klik op "Bestand" > "Info" > „Automatische antwoorden".
Opmerking: als uw Outlook niet is verbonden met een Exchange-server, ziet u de optie „Automatische antwoorden" niet.

2. Selecteer in het dialoogvenster „Automatische antwoorden": (1) de optie „Automatische antwoorden verzenden"; (2) schakel de "Alleen verzenden gedurende dit tijdsbereik"-optie in en geef de gewenste "Begintijd" en "Eindtijd" op; (3) typ uw antwoordbericht in het onderstaande vak. Zie schermafbeelding:

3. Wilt u automatisch antwoorden sturen naar externe afzenders? Klik dan (1) op het tabblad **'Buiten mijn organisatie (Aan)'**; (2) schakel de optie **'Automatisch antwoorden naar personen buiten mijn organisatie'** in; en (3) typ uw automatische antwoordbericht in het vak hieronder. Zie de schermafbeelding:

4. Klik op 'OK' om uw afwezigheidsbericht in te schakelen.

---

Stel Afwezig (automatisch antwoord) in met Kutools voor Outlook

De ingebouwde regel van Outlook ondersteunt geen geavanceerde aanpassingen, zoals het instellen van verschillende automatische antwoorden voor specifieke afzenders of onderwerpen, of het toevoegen van afbeeldingen aan uw reactie. „Kutools voor Outlook” biedt daarentegen met de functie „Automatisch antwoord” een gebruiksvriendelijke interface om professionele, gepersonaliseerde automatische berichten te maken – inclusief opties voor afbeeldingen en het opslaan van meerdere sjablonen. Voor een flexibelere en uitgebreidere oplossing voor automatische antwoorden is Kutools duidelijk de betere keuze.

Stap 1. Download en installeer Kutools voor Outlook, start Outlook op en klik op 'KUTOOLS PLUS' > 'Beantwoorden'.

Stap 2. Stel automatisch antwoord in voor verschillende accounts en klik op 'OK'.

1. Schakel in het linkerdeelvenster het selectievakje naast het account in.

2. Bewerk eerst in het rechtergedeelte de optie ‘Verwijder onderwerpsvoorvoegsel’ en vervolgens de inhoud van het automatische antwoord.

   

Stap 3. Klik op ‘Ja’ om het automatische antwoord in te schakelen.

Elk binnenkomend bericht krijgt automatisch een antwoord op basis van uw ingestelde auto-antwoordsjabloon.

---

Stel Afwezig (automatisch antwoord) in met de functie Regels en waarschuwingen beheren

Als uw Outlook niet is verbonden met een Exchange-server, werkt de bovenstaande methode helaas niet. Gebruik in dat geval de functie **Regels en waarschuwingen beheren** in Outlook om Automatisch afwezig-antwoord in te stellen via de volgende stappen:

1. Klik op 'Start' > 'E-mail' om een nieuw bericht te maken, en typ het gewenste onderwerp en bericht. Zie de schermafbeelding:

2. Klik vervolgens in het venster van het nieuwe bericht op **Bestand** > **Opslaan als**.

3. Selecteer in het dialoogvenster "Opslaan als" nu „Outlook-sjabloon (*.oft)" in de vervolgkeuzelijst „Opmaak opgeven voor opslaan" en klik op de knop „Opslaan". Zie schermafbeelding:

Opmerking: nadat u 'Opmaak opgeven voor opslaan' hebt ingesteld op 'Outlook-sjabloon (*.oft)', wordt de e-mail automatisch opgeslagen in de standaard sjablonenmap—u hoeft dan geen opslagmap meer handmatig te kiezen.

4. Ga verder en klik op **Start** > **Regels** > **Regels en waarschuwingen beheren**. Zie de schermafbeelding:

5. Selecteer in het dialoogvenster **'Regels en waarschuwingen'**: (1) het tabblad **'E-mailregels'**; (2) het gewenste **e-mailaccount** in de vervolgkeuzelijst **'Wijzigingen toepassen op deze map'** waarop u de afwezigheidsinstelling wilt toepassen; (3) klik daarna op **'Nieuwe regel'**. Zie schermafbeelding:

6. Klik in het venster 'Regelwizard' op 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang' onder 'Begin met een lege regel' en klik vervolgens op 'Volgende'.

7. Schakel in het venster 'Regelwizard' (Welke voorwaarde(n) wilt u controleren?) de optie 'Alleen aan mij verzonden' in en klik op 'Volgende'. Zie schermafbeelding:

8. Ga nu in het venster Regelwizard (Wat wilt u met het bericht doen?) als volgt te werk, zoals op de schermafbeelding is weergegeven: (1) schakel de optie **‘Beantwoorden met een specifieke sjabloon’** in; (2) klik op de hyperlink **‘een specifieke sjabloon’**; (3) selecteer in het dialoogvenster **‘Selecteer een antwoordsjabloon’** dat verschijnt, de optie **‘Gebruikerssjablonen in bestandssysteem’** in de vervolgkeuzelijst **‘Zoeken in’**, kies het zojuist gemaakte **‘berichtsjabloon’** en klik op **‘Openen’**; (4) u keert nu terug naar het venster Regelwizard — klik op de knop **‘Volgende’**.

9. Dubbelklik op de knop „Volgende" om het venster Regelwizard (Voltooi regelinstelling) te openen; (1) typ een naam voor de nieuwe regel in het vak in stap 1; (2) schakel indien gewenst opties in in de sectie van stap 2; (3) klik op de knop „Voltooien".

10. Sluit het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.

Vanaf nu worden binnenkomende nieuwe e-mails in uw Outlook onmiddellijk automatisch beantwoord met de opgegeven berichtsjabloon.