Hoe plant u in Outlook een terugkerende afspraak op de eerste werkdag van elke maand?

Stel dat u een terugkerende afspraak wilt maken die plaatsvindt op de eerste werkdag van elke maand – inclusief weekends en feestdagen. Hoe realiseert u dit in Outlook? Er is helaas geen directe manier om dit type terugkerende afspraak in Outlook in te plannen, maar ik laat u een slimme omweg zien:

Plan een terugkerende vergaderafspraak op de eerste werkdag van elke maand

---

Plan een terugkerende vergaderafspraak op de eerste werkdag van elke maand

Outlook kan alleen terugkerende afspraken plannen die regelmatig herhalen, zoals de eerste maandag van elke maand, elke maandag van de week of elke doordeweekse dag. Omdat de eerste werkdag van elke maand niet op een vaste, regelmatige datum valt, ondersteunt Outlook dit patroon niet standaard. Met deze methode bepaalt u die onregelmatige data eenvoudig in Excel en importeert u ze daarna direct in uw Outlook-agenda.

Deel 1: Voer gegevens van de terugkerende afspraak in Excel in

1. Start Microsoft Excel en typ kolomkoppen zoals weergegeven in de schermafbeelding hieronder:

2. Voer de vakantiegegevens in kolom A:C in, zoals weergegeven in de schermafbeelding hieronder:

In mijn voorbeeld typ ik vakantienamen in de kolom Vakantie, vakantieopmerkingen in de kolom Wanneer en daarna de vakantiedata in de kolom 2017 (het opgegeven jaar waarin ik de terugkerende afspraak wil plannen).

Opmerking: Klik om te ontdekken hoe u alle feestdagen met formules in Excel kunt bepalen.

3. Voer in de Maandkolom een getal van 1 tot en met 12 in.

4. Ga naar de 1e Werkdatum-kolom, typ =WERKDAG(DATUM($C$1;E2;1)-1;1;$C$2:$C$11) in cel G2 en sleep vervolgens de automatische vulgreep van deze cel naar het bereik G2:G13.

Opmerking: In de formule is C1 het jaar waarin u de eerste werkdag wilt berekenen, E2 de eerste maand van het opgegeven jaar en C2:C11 het bereik met feestdagen in dat jaar.

5. Voer alstublieft de benodigde gegevens in de kolommen Onderwerp, Begintijd en Eindtijd in.

Tot nu toe hebt u de gegevens voor de terugkerende afspraak in Excel voorbereid zoals in onderstaande schermafbeelding wordt getoond:

Deel 2: Sla de gegevens van de terugkerende afspraak op als CSV-bestand

6. Klik op Bestand > Opslaan als om de werkmap op te slaan als CSV-bestand.

7. In het venster (1)dat verschijnt, geeft u de doelmap op waarin u het CSV-bestand wilt opslaan, (2)typt u een naam voor het CSV-bestand in het vak Bestandsnaam, (3)selecteert u CSV (door komma's gescheiden) in de keuzelijst Opmaak opgeven voor opslaan en klikt u ten slotte op (4)de knop Opslaan. Zie schermafbeelding:

Opmerking: Als er een dialoogvenster verschijnt met de waarschuwing dat sommige functies verloren gaan bij het opslaan als CSV-bestand, klikt u op de Ja-knop. De werkmap is nu opgeslagen als CSV-bestand.

Deel 3: Importeer het CSV-bestand in de Outlook-agenda

8. Start Outlook en klik op Bestand > Openen & exporteren(of)Openen) > Importeren/exporteren(of)Importeren).

9. In de wizard Importeren en exporteren die verschijnt, selecteert u de optie Importeren uit een ander programma of bestand en klikt u op de knop Volgende. Zie schermafbeelding:

10. In het venster Bestand importeren dat verschijnt, klikt u op de optie Door komma's gescheiden waarden en vervolgens op de knop Volgende.

11. In het tweede venster Bestand importeren vinkt u de optie Geen dubbele items importeren aan en klikt u op de knop Bladeren.

12. Nu verschijnt het venster Bladeren. (1) Open de map met het CSV-bestand dat u in deel 2 hebt gemaakt, (2) selecteer het CSV-bestand en (3) klik op de knop OK.

13. U keert nu terug naar het venster Bestand importeren. Klik op de knop Volgende.

14. In het nieuwe venster Bestand importeren, selecteert u de map Agenda waarin u de terugkerende afspraak op de eerste werkdag wilt toevoegen, en klikt u op de knop Volgende.

15. In het laatste venster Bestand importeren, vinkt u de optie „Importeren terugkerend op 1e werkdag van elke maand” aan.

16. In het venster Aangepaste velden toewijzen dat verschijnt, klikt u eerst op de knop Toewijzing wissen, sleept u vervolgens waarden uit het linker vak naar de overeenkomstige velden in het rechter vak en klikt u daarna op OK Voltooien.

Gerelateerde artikelen