Hoe exporteert u e-mails uit meerdere mappen en submappen naar Excel in Outlook?

Het exporteren van e-mails uit meerdere mappen of submappen naar Excel kan behoorlijk tijdrovend zijn als u zich moet verlaten op handmatige methoden of de beperkte ingebouwde functies van Outlook. Gelukkig bestaan er efficiëntere oplossingen. In dit artikel bespreken we twee methoden: een VBA-benadering en een snellere, gebruiksvriendelijke optie met Kutools voor Outlook. De VBA-methode biedt weliswaar flexibiliteit, maar vraagt om een complexe instelling en aanpassingen. Kutools voor Outlook daarentegen stelt u in staat om e-mails met slechts een paar klikken eenvoudig en krachtig naar Excel te exporteren – en bespaart u zo kostbare tijd en moeite. Laten we de details bekijken.

Exporteer e-mails uit meerdere mappen/submappen naar Excel met VBA(Complex maar flexibel)

Exporteer e-mails uit een map/submap naar Excel met Kutools voor Outlook 👍(Efficiënt en gebruiksvriendelijk)

---

Exporteer e-mails uit meerdere mappen/submappen naar Excel met VBA

Als u bekend bent met programmeren en een op maat gemaakte oplossing zoekt, is VBA een krachtige optie. Met deze methode kunt u meerdere mappen of submappen opgeven en hun e-mails exporteren naar afzonderlijke Excel-bestanden — maar dit vereist wel technische kennis en zorgvuldige aanpassing van de code.

Stap 1: Open de VBA-editor

Druk op Alt + F11 om het venster „Microsoft Visual Basic for Applications” te openen.

Stap 2: Voeg een nieuwe module in

Klik op 'Invoegen' > 'Module' en plak de onderstaande VBA-code in het nieuwe modulevenster.

VBA: Exporteer e-mails uit meerdere mappen en submappen naar Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Stap 3: Pas de VBA-code aan

1. Vervang "destination_folder_path„ in de bovenstaande code door het daadwerkelijke bestandspad, bijvoorbeeld "C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. Vervang "your_email_account\folder\subfolder_1„ en "your_email_account\folder\subfolder_2„ door uw eigen Outlook-bestandspad, zoals "Kelly@extendoffice.com\Inbox\A„ en "Kelly@extendoffice.com\Inbox\B".
   

Stap 4: Voer de code uit

Druk op F5 of klik op de knop Uitvoeren om de code te starten. Klik daarna op OK in het dialoogvenster Exporteer Outlook-mappen naar Excel dat verschijnt. Vervolgens worden e-mails uit alle opgegeven mappen en submappen geëxporteerd naar een Excel-werkboek.

---

---

Exporteer e-mails uit een map/submap naar Excel met Kutools voor Outlook 👍

Voor een snellere en probleemloze aanpak biedt „Kutools voor Outlook” de functie „Geselecteerde e-mails opslaan als bestanden in diverse formaten”. Deze methode wordt sterk aanbevolen vanwege haar eenvoud, snelheid en veelzijdigheid. Of u nu een kleine batch e-mails of grote datasets beheert, Kutools zorgt voor een naadloze ervaring met minimale inspanning.

Stap 1: Selecteer de map of submap

Navigeer naar de map of submap met de e-mails die u wilt exporteren. Druk op Ctrl+A om alle e-mails in de lijst te selecteren.

Stap 2: Gebruik de functie „Geselecteerde e-mails opslaan als bestanden in diverse formaten”

Klik op „Kutools” > „Bulkverwerking” > „Geselecteerde e-mails opslaan als bestanden in diverse formaten”.

Stap 3: Configureer de exportinstellingen

1. Kies in het dialoogvenster „E-mail opslaan als andere bestanden” de doelmap waarin u uw bestanden wilt opslaan.
2. Selecteer de optie „Excel-indeling”.
3. Selecteer in het gedeelte „Opslaan inhoud” de specifieke e-mailonderdelen die u wilt exporteren, zoals de header of de body.
   

Stap 4: Voltooi de export

Klik op „OK” om het exportproces te starten. Zodra het proces is voltooid, vindt u alle e-mails als afzonderlijke Excel-bestanden in de opgegeven map.