Hoe zet u een afspraak om in een vergaderverzoek in Outlook, en vice versa?

Een afspraak omzetten naar een vergadering in Outlook

Vergaderingen omzetten naar afspraken in Outlook

Deze methode helpt u deelnemers uit te nodigen voor een afspraak en die afspraak om te zetten in een vergadering in Outlook.

1. Ga naar de agenda-weergave, klik met de rechtermuisknop op de afspraak die u wilt omzetten in een vergadering en kies „Deelnemers uitnodigen” in het contextmenu. Zie screenshot:

2. Er wordt nu een vergaderingsvenster geopend met de inhoud van de geselecteerde afspraak. Klik op de knop „Aan”. Zie screenshot:

3. In het venster „Deelnemers en bronnen selecteren” dat verschijnt, selecteert u de contactpersonen die u als deelnemers wilt uitnodigen, klikt u op de knop „Vereist”, „Optioneel” of „Bronnen” naar gelang van uw keuze en bevestigt u met „OK”. Zie bovenstaande screenshot.

Opmerking: Houd de „Ctrl”-toets ingedrukt en klik op elk contact om meerdere niet-aangrenzende contactpersonen te selecteren; houd de „Shift”-toets ingedrukt en klik op het eerste en laatste contact om meerdere aangrenzende contactpersonen te selecteren.

4. U keert nu terug naar het vergaderingsvenster. Pas de vergaderingsinhoud aan en klik op de knop „Verzenden”.

Tot nu toe is de geselecteerde afspraak al omgezet in een vergadering en verzonden naar de opgegeven deelnemers.

Deze methode gebruikt een VBA-script om geselecteerde vergaderingen in Outlook eenvoudig om te zetten naar afspraken. Volg deze stappen:

1. Ga naar de agenda-weergave en selecteer de vergaderingen die u wilt omzetten in een afspraak.

2. Druk tegelijkertijd op Alt + F11 om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

3. Klik op 'Invoegen' > 'Module' en plak de onderstaande VBA-code in het nieuwe modulevenster.

VBA: Vergadering omzetten naar afspraken in Outlook

Sub Meetings2Appointments()
Dim sWindowType As String
Dim oItem As Object

sWindowType = TypeName(Application.ActiveWindow)
Select Case sWindowType
Case "Explorer"
If Application.ActiveExplorer.Selection.Count > 0 Then
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.Selection
Debug.Print oItem.Class
If oItem.Class = olAppointment Then
If oItem.MeetingStatus <> olNonMeeting Then
Call Meeting2Appointment(oItem)
End If
End If
Next
End If
Case "Inspector"
Set oItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
If oItem.Class = olAppointment Then
If oItem.MeetingStatus <> olNonMeeting Then
Call Meeting2Appointment(oItem)
End If
End If
End Select
Set oItem = Nothing
End Sub

Sub Meeting2Appointment(oMeeting As Outlook.AppointmentItem)
With oMeeting
' remove all recipients
Do Until .Recipients.Count = 0
.Recipients.Remove 1
Loop
' reset meeting status
.MeetingStatus = olNonMeeting
.Save
End With
End Sub

4. Druk op de F5-toets of klik op de knop Uitvoeren om deze VBA uit te voeren.

Nu zijn alle geselecteerde vergaderingen succesvol omgezet naar afspraken in Outlook.

Alle afspraken verbergen in de agenda in Outlook

Verjaardagsafspraken verbergen in de agenda in Outlook