Hoe stelt u in Outlook automatisch een antwoord in op e-mails van buiten uw organisatie?

Wanneer u met Outlook werkt, wilt u mogelijk een automatisch antwoord instellen dat alleen reageert op e-mails van externe afzenders en interne berichten negeert. Dit is handig voor out-of-office-berichten, ondersteuningsreacties of belangrijke meldingen, zonder onnodige antwoorden naar collega’s te sturen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u een regel maakt die alleen automatisch reageert op externe e-mails in Outlook.

Automatisch antwoorden op e-mails van buiten de organisatie in Outlook

---

Automatisch antwoorden op e-mails van buiten de organisatie in Outlook

Volg deze stappen om een automatisch Antwoordsjabloon te maken en een regel in te stellen zodat alleen externe afzenders een reactie ontvangen:

Stap 1: Maak een automatisch Antwoordsjabloon

1. Open Outlook, ga naar het tabblad Start en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht te maken. Voer daarna een onderwerpregel in en stel uw automatische antwoordbericht samen zoals gewenst.

2. Klik op Bestand > Opslaan als.

3. In het dialoogvenster **Opslaan als**: 1). Voer een naam in voor de sjabloon in het veld **Bestandsnaam**. 2). Selecteer **Outlook-sjabloon (*.oft)** in de keuzelijst **Opmaak opgeven voor opslaan**. 3). Klik op **Opslaan** en sluit het e-mailbericht daarna zonder het opnieuw op te slaan.

Stap 2: Stel een Outlook-regel in voor automatische antwoorden aan externen

1. Selecteer de e-mailmap waarop u de regel wilt toepassen en klik op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.

3. Selecteer in de Regelwizard de optie ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’ en klik op Volgende.

4. Klik in het volgende venster van de Regelwizard op Volgende, zonder voorwaarden te selecteren.

5. Er verschijnt een waarschuwingsdialoogvenster – klik op Ja om door te gaan.

6. Schakel in het daaropvolgende Regelwizard-venster de optie **Antwoorden met een specifieke sjabloon** in en selecteer een sjabloon.

7. Kies in het dialoogvenster *Selecteer een antwoordsjabloon* de optie **Gebruikerssjablonen in bestandssysteem** in de keuzelijst *Zoeken in*, selecteer vervolgens de eerder gemaakte sjabloon en klik op **Openen**.

8. Klik op Volgende om door te gaan.

Stap 3: Sluit interne e-mails uit van automatische antwoorden

1. Schakel in het volgende Regelwizard-venster de optie **Behalve bij specifieke woorden in het e-mailadres van de afzender** in en klik op **specifieke woorden**.

2. Typ in het dialoogvenster Zoektekst het domein van uw bedrijf (bijvoorbeeld @yourcompany.com) in het tekstveld, klik op Toevoegen en vervolgens op OK.

3. Klik op Volgende om verder te gaan.

Stap 4: Rond de regel af en activeer deze

1. Voer in stap 1 een naam in voor de regel.

2. Schakel in Stap 2 eventuele extra opties in die nodig zijn.

3. Klik op Voltooien en vervolgens op OK om de regel op te slaan en direct te activeren.

Eindresultaat

Zodra de instelling is voltooid, reageert Outlook automatisch op alle inkomende e-mails van externe afzenders en negeert berichten van interne collega’s — zodat uw communicatie efficiënt blijft, zonder onnodige antwoorden binnen de organisatie.

---

Demo: Automatisch antwoorden op e-mails van buiten de organisatie in Outlook

---

Gerelateerde artikelen

Stel Afwezig in in Outlook

Automatisch antwoorden alleen op een specifiek domein in Outlook

Automatisch antwoorden op specifieke afzender (E-mailadres) in Outlook