Hoe stelt u automatisch antwoord in voor een specifiek e-mailadres in Outlook?

Soms wilt u een automatisch antwoord instellen voor een specifieke afzender, bijvoorbeeld om klanten, collega’s of teamleden te informeren over uw beschikbaarheid of om directe feedback te geven. Hoewel Outlook hiervoor een oplossing biedt, kan het proces complex zijn. Met Kutools voor Outlook wordt deze taak vereenvoudigd dankzij de Geavanceerde regels-functie. Hieronder leest u hoe u beide methoden kunt gebruiken om automatisch te antwoorden op e-mails van specifieke E-mailadres.

Automatisch antwoorden op een specifieke afzender met een regel in Outlook

Automatisch antwoorden op een specifieke afzender met de Geavanceerde Regel van Kutools voor Outlook

---

Automatisch antwoorden op een specifieke afzender met een regel in Outlook

Met deze methode stelt u een regel in om automatisch te antwoorden op e-mails van een specifieke afzender of vanaf een bepaald e-mailadres in Outlook.

1. Maak een nieuwe e-mail aan, typ het onderwerp en stel het bericht op zoals gewenst, en klik vervolgens op 'Bestand' > 'Opslaan als'.

2. Typ in het venster „Opslaan als” een naam voor de nieuwe e-mail in het vak „Bestandsnaam”, selecteer „Outlook-sjabloon (*.oft)” in de keuzelijst „Opmaak opgeven voor opslaan” en klik op de knop „Opslaan”. Zie schermafbeelding:

3. Sluit de e-mail af zonder op te slaan.

4. Klik op „Start” > „Regels” > „Regels en waarschuwingen beheren”. Zie de schermafbeelding:

5. Klik in het venster „Regels en waarschuwingen” op de knop „Nieuwe regel”. Zie de schermafbeelding:

6. Het venster „Regelwizard” wordt nu geopend. Selecteer „Regel toepassen op berichten die ik ontvang” en klik op „Volgende”. Zie de schermafbeelding:

7. Selecteer in het tweede venster „Regelwizard” de optie „van personen of openbare groep” en klik daarna op de tekst „personen of openbare groep”. Zie de schermafbeelding:

8. Typ in het venster „Regeladres” het e-mailadres van de specifieke afzender uit het vak „Van” en klik op „OK” (zie onderstaande schermafbeelding). Klik vervolgens op „Volgende” in het venster „Regelwizard”.

9. U bevindt zich nu in het derde venster van de Regelwizard. Selecteer de optie „Beantwoorden met een specifiek sjabloon” en klik op de tekst „een specifiek sjabloon”. Zie de schermafbeelding:

10. Selecteer in het venster „Kies een antwoordsjabloon” de optie „Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” in de keuzelijst „Zoeken in”, kies het berichtsjabloon dat u in stap 2 hebt gemaakt en klik op „Openen”. Zie schermafbeelding:

11. Dubbelklik op „Volgende” om het laatste venster van de Regelwizard te openen. Geef de nieuwe regel een naam in het vak „Stap 1”, kies indien gewenst een optie in de sectie „Stap 2” en klik op „Voltooien”. Zie schermafbeelding:

12. Klik op „OK” in het venster „Regels en waarschuwingen”.

U hebt nu een regel ingesteld die automatisch antwoord geeft op alle e-mails van de opgegeven afzender — vanaf dit moment wordt onmiddellijk gereageerd zodra er een e-mail binnenkomt.

Demo: Automatisch antwoorden op een specifieke afzender met een regel in Outlook

---

Automatisch antwoorden op een specifieke afzender met de Geavanceerde Regel van Kutools voor Outlook

Kutools voor Outlook vereenvoudigt het proces met de functie 'Geavanceerde regels' en biedt daardoor meer flexibiliteit en extra functionaliteit.

Stap 1. Download en installeer Kutools voor Outlook, open Outlook en klik op ‘Kutools’ > ‘Geavanceerde regels’.

Stap 2. Klik op de knop „Nieuw” om een nieuwe regel toe te voegen in het verschijnende dialoogvenster „Geavanceerde regels”.

Stap 3. Configureer de instellingen zoals hieronder beschreven:

1. Selecteer ‘Afzender bevat specifieke woorden’.
2. Klik in het verschijnende dialoogvenster „Tekst bevat” op de knop „Nieuw” om de afzender toe te voegen.
3. Typ in het dialoogvenster „Zoektekst” het e-mailadres of trefwoord van de afzender en klik op „Toevoegen” om het aan de „Zoeklijst” toe te voegen. Klik vervolgens op „OK” > „OK” om terug te keren naar het dialoogvenster „Nieuwe regel”.

Stap 4. Klik op „Volgende” om door te gaan naar de volgende stap van het „Nieuwe regel”-dialoogvenster, selecteer „Beantwoorden met specifiek sjabloon”, stel uw antwoordbericht samen en klik op „OK” om terug te keren naar het „Nieuwe regel”-dialoogvenster.

Stap 5. Klik op „Volgende” om door te gaan. In deze stap kunt u eventuele „uitzonderingen” opgeven. Als er geen uitzonderingen zijn, klikt u meteen op „Volgende” om naar de laatste stap te gaan.

Stap 6. Geef de regel in de laatste stap een „naam” en selecteer het „regelbereik”. Klik op „OK” > „OK” om de regel te activeren.

Vanaf nu worden alle e-mails van de afzender (met „aaaa”) automatisch beantwoord met een antwoordsjabloon.

---

Gerelateerde artikelen: