Hoe stelt u in Outlook een terugkerende vergadering of afspraak in op verschillende tijdstippen?

Standaard vinden alle exemplaren van een terugkerende vergadering of afspraak in Outlook plaats op hetzelfde vaste tijdstip en dezelfde vaste datum. Outlook biedt geen ingebouwde functie om terugkerende vergaderingen of afspraken automatisch op verschillende tijdstippen in te plannen. Als u een terugkerende vergadering of afspraak op verschillende tijdstippen wilt plannen, moet u eerst een standaard terugkerende vergadering of afspraak aanmaken en daarna de specifieke exemplaren handmatig aanpassen in Outlook. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Terugkerende vergadering/afspraak op verschillende tijdstippen maken in Outlook

Deel 1: Terugkerende vergadering of afspraak maken

Deel 2: De specifieke vergaderingen of afspraken aanpassen naar andere tijdstippen

---

Terugkerende vergadering/afspraak op verschillende tijdstippen maken in Outlook

Volg deze stappen om in Outlook een terugkerende vergadering of afspraak op verschillende tijdstippen in te plannen.

Deel 1: Terugkerende vergadering of afspraak maken

1. Maak eerst een vergadering of afspraak aan in uw Outlook-agenda.

2. Vul in het venster „Vergadering” of „Afspraak” de velden „Onderwerp” en „Locatie” in en klik daarna op „Herhaling” onder het tabblad „Vergadering”.

Opmerking: Laat het veld „Aan” leeg wanneer u een vergadering aanmaakt.

3. Stel in het dialoogvenster „Herhaling van afspraak” de gewenste „Begintijd van de afspraak”, het „Herhalingspatroon” en het „Herhalingsbereik” in en klik tot slot op „OK”.

4. Sla nu de terugkerende vergadering of afspraak op.

1). Klik voor een terugkerende afspraak op de knop „Opslaan en sluiten” onder het tabblad „Afspraakreeks”;

2). Klik op de knop „Opslaan” om uw terugkerende vergadering op te slaan. Zie schermafbeelding:

5. Vervolgens sluit het „Afspraak”-venster automatisch. Het „Vergadering”-venster sluit u daarentegen handmatig door op de knop „Sluiten” te klikken.

Deel 2: De specifieke vergaderingen of afspraken aanpassen naar andere tijdstippen

Nadat u een reeks terugkerende vergaderingen of afspraken hebt gemaakt, kunt u nu specifieke bijeenkomsten of afspraken handmatig naar een ander tijdstip verplaatsen.

U hebt bijvoorbeeld een terugkerende vergadering of afspraak met de naam ‘Verkooprapportage’ gemaakt, die elke week op donderdag plaatsvindt. U wilt nu de vergadering van 14 naar 15 verplaatsen en die van 28 naar 31. Zie schermafbeelding:

1. Dubbelklik om de vergadering of afspraak van datum 14 te openen. Wanneer het dialoogvenster „Terugkerend item openen” verschijnt, selecteert u „Alleen deze keer openen” en klikt u op „OK” in Outlook 2010 of 2007.

Tip: In Outlook 2013 klikt u in het vak „Terugkerend item openen” op „Alleen deze keer”.

2. Wijzig in het nieuwe venster „Vergaderingsexemplaar” of „Afspraakexemplaar” de „Begintijd” naar de 15e van de maand en sla de wijzigingen op. Zie schermafbeelding:

3. Klik in het bevestigingsvenster dat verschijnt op de knop „Ja”.

4. Sluit het venster „Vergaderingsexemplaar” handmatig.

Plan daarna andere specifieke vergaderingen of afspraken afzonderlijk in met bovenstaande methode.

Na aanpassing naar verschillende tijdstippen ziet u de verschillen zoals hieronder weergegeven.

Opmerkingen:

1. Voeg deelnemers toe aan een terugkerende vergadering om het vergaderverzoek te verzenden.

1). Dubbelklik op een terugkerende vergadering, kies de optie „Hele reeks openen” en klik daarna op „OK”.

2). Voeg in het venster „Vergaderingsreeks” het e-mailadres van de deelnemers toe in het veld „Aan” en klik op „Verzenden” om de uitnodiging te versturen.

2. Let op: als u twee exemplaren van de vergadering in de reeks hebt gewijzigd, stuurt Outlook na het klikken op „Verzenden” drie afzonderlijke vergaderverzoeken per e-mail naar de deelnemers. Als u er vier hebt gewijzigd, worden er vijf vergaderverzoeken verzonden. Met andere woorden: u ontvangt de vergaderingen op de aangepaste data als losse uitnodigingen.