Hoe filtert en blokkeert u e-mails automatisch op basis van de afzendernaam in Outlook?

Als u recentelijk bent overspoeld door een grote hoeveelheid reclame-e-mails van verschillende afzenders, met uiteenlopende onderwerpen en inhoud, is het u waarschijnlijk opgevallen dat al deze e-mails een gemeenschappelijk trefwoord delen in de weergavenamen van de afzenders (zie onderstaande schermafbeelding). Het filteren en blokkeren van dit soort reclame-e-mails met Outlooks standaardmethoden voor ongewenste e-mail kan lastig zijn. Gelukkig bestaat er een slimme manier om deze e-mails effectief te filteren en blokkeren op basis van de weergavenamen van de afzenders in Microsoft Outlook.

Blokkeer e-mails automatisch op basis van Afzender naam met de Regel-functie van Outlook

Blokkeer e-mails automatisch op basis van Afzender naam met de Ongewenste E-mail-functie van Kutools

---

Blokkeer e-mails automatisch op basis van Afzender naam met de Regel-functie van Outlook

De ingebouwde functie voor het blokkeren van ongewenste e-mail in Outlook stelt u in staat e-mails van specifieke afzenders te blokkeren, maar de opties zijn enigszins beperkt.

Stap 1: schakel over naar de e-mailweergave en open het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.

1. Klik in Outlook 2007 op Extra > Regels en waarschuwingen.
2. Klik in Outlook 2010 en 2013 op het tabblad Start op Regels > Regelbeheer en waarschuwingen.

Stap 2: klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel.

Stap 3: u bevindt zich nu in het dialoogvenster Regelwizard. Selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang(of)Controleer berichten bij ontvangst in Outlook 2007) en klik vervolgens op de knop Volgende.

Stap 4: vink in het tweede dialoogvenster van de Regelwizard het vakje van personen of openbare groep aan en klik vervolgens op de tekst personen of openbare groep. Zie schermafbeelding:

Stap 5: het dialoogvenster Adres van regel verschijnt. Typ de weergavenamen van de afzenders wiens e-mails u wilt filteren en blokkeren in het vak Van en klik op de knop OK.

Opmerking:

1. U kunt de volledige weergavenamen van afzenders typen of slechts een bepaald trefwoord daarvan.
2. Scheid meerdere weergavenamen van afzenders met een puntkomma (;).

Stap 6: klik in het verschijnende dialoogvenster Namen controleren op de knop Annuleren.

Stap 7: U keert nu terug naar het dialoogvenster Regelwizard en klikt op de knop Volgende.

Stap 8: vink in het derde dialoogvenster van de Regelwizard het vakje verwijderen aan en klik op de knop Volgende.

Stap 9: klik op de knop Volgende in het vierde dialoogvenster van de Regelwizard.

Stap 10: u bevindt zich nu in het vijfde dialoogvenster van de Regelwizard. Typ een naam voor deze nieuwe regel in het vak onder Stap 1: Geef een naam op voor deze regel en klik op de knop Voltooien.

Stap 11. Keer vervolgens terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen en klik op de knop OK om de instellingen af te ronden.

Opmerking: Het is optioneel om de optie Voer deze regel nu uit op berichten die zich al in de map „Postvak IN" bevinden aan te vinken. Als u deze optie selecteert, worden alle bestaande e-mails gefilterd en verwijderd waarvan de weergavenaam van de afzender voldoet aan de voorwaarde die u hebt opgegeven in stap 5.

---

Blokkeer e-mails automatisch op basis van Afzender naam met de Ongewenste E-mail-functie van Kutools

Kutools voor Outlook biedt een krachtigere oplossing met de functie Ongewenste E-mail, waarmee u e-mails automatisch kunt filteren en blokkeren op basis van geavanceerde combinaties van criteria. U kunt bijvoorbeeld regels instellen om e-mails te blokkeren wanneer de naam van de afzender twee specifieke tekenreeksen tegelijk bevat.

Stap 1. Download en installeer Kutools voor Outlook, open Outlook en klik op Kutools > Ongewenste E-mail > Ongewenste e-mail beheren.

Stap 2. Klik op de knop Nieuw in het dialoogvenster Ongewenste E-mail om een nieuwe regel te maken.

Stap 3. In stap 1 van het dialoogvenster Nieuwe regel,

1. Vink „Afzender bevat specifieke woorden" aan: vink dit vakje aan om e-mails te filteren op basis van de afzendernaam.

2. Open het dialoogvenster Tekst bevat: klik op de Nieuw-knop in het dialoogvenster Tekst bevat.

3. Tekst toevoegen Tekenreeksen: typ de teksttekenreeks (bijv. „mm") in het lege vak in het Zoektekst-dialoogvenster. Klik op Toevoegen om deze op te nemen in de Zoeklijst.

   • Om e-mails te blokkeren die „mm" of andere tekenreeksen bevatten, klikt u op Nieuw en voegt u elke tekenreeks afzonderlijk toe. De relatie tussen deze tekenreeksen is "of".
   • Om e-mails te blokkeren waarin de afzendernaam zowel „mm" als een andere tekenreeks bevat, voegt u beide tekenreeksen tegelijkertijd toe in de Zoeklijst van het Zoektekst-dialoogvenster.

4. Sla de instellingen op: klik op OK > OK om de toevoeging van de tekst te bevestigen en af te ronden.

   

Stap 4. Klik op Volgende om door te gaan naar stap 2 van het dialoogvenster Nieuwe regel. Hier kunt u eventuele uitzonderingen op de regel selecteren. Als er geen uitzonderingen nodig zijn, klikt u gewoon op Volgende om verder te gaan.

Stap 5. Typ in de laatste stap de regelnaam en een notitie en klik op OKOK.

Stap 6. Klik op Ja in het Kutools-venster voor Outlook om de functie Ongewenste E-mail te activeren.

Vanaf nu worden alle e-mails waarvan de Afzender naam „mm" bevat, geblokkeerd en verplaatst naar de map Verwijderde Items.