Hoe kunt u in bulk reageren op meerdere of alle e-mails tegelijk in Outlook?

U kunt een regel instellen om in bulk te reageren op alle e-mails tegelijk in een specifieke map.

Deel 1: Maak een nieuwe e-mailbericht aan en sla deze op als Outlook-sjabloon

1. Maak eerst een nieuwe map aan en verplaats alle e-mails waarop u in bulk wilt reageren met dezelfde inhoud naar deze map.

2. Maak een nieuwe e-mail aan met de inhoud waarmee u wilt reageren. (Opmerking: U moet het onderwerp van de e-mail invoeren, maar laat het veld "Aan" leeg). Zie screenshot:

3. Nadat u de nieuwe e-mail heeft samengesteld, klikt u op "Bestand" > "Opslaan als".

4. Voer in het dialoogvenster "Opslaan als" uw bestandsnaam in het veld "Bestandsnaam" in. Standaard wordt de bestandsnaam genoemd naar het onderwerp van de e-mail. Selecteer vervolgens "Outlook-sjabloon" uit het drop-down menu "Opslaan als type". Klik ten slotte op de knop "Opslaan".

Opmerking: Als u "Outlook-sjabloon" selecteert uit het drop-down menu "Opslaan als type", wordt het bestand automatisch opgeslagen in de map "Sjablonen". Verander de doelmap niet.

5. Wanneer het terugkeert naar het venster "Bericht", klikt u op de knop "Sluiten" om het te sluiten.

6. Wanneer een Outlook-prompt verschijnt, klikt u op de knop "Nee". Zie screenshot:

Deel 2: Nieuwe regel maken voor de sjabloon

Nu moet u een nieuwe regel voor deze sjabloon maken.

7. Ga naar het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen".
A. In Outlook 2007, klikt u op "Tools" > "Regels en waarschuwingen".
B. In Outlook 2010 en 2013, klikt u op "Regels" > "Regels beheren en waarschuwingen" onder het tabblad "Start". Zie screenshot:

8. Klik in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" op de knop "Nieuwe regel" onder het tabblad "E-mailregels".

9. Wanneer het dialoogvenster "Regelwizard" verschijnt, gaat u naar de sectie "Beginnen met een blanco regel" en selecteert u "Regel toepassen op berichten die ik ontvang". Klik vervolgens op de knop "Volgende".

10. Klik in het volgende dialoogvenster van de "Regelwizard" op "Volgende" om naar de volgende stap te gaan. Wanneer een prompt verschijnt, klikt u op de knop "Ja".

11. Vink in het volgende dialoogvenster het vakje "reageren met een specifieke sjabloon" aan in Stap 1. Klik vervolgens op de tekst "een specifieke sjabloon" in Stap 2. Zie screenshot:

12. Selecteer in het dialoogvenster "Selecteer een antwoordsjabloon" wat volgt: (1) Selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" in de drop-down lijst "Zoeken in"; (2) Selecteer de sjabloon die u eerder hebt opgeslagen; (3) Klik op de knop "Openen". Zie screenshot:

13. Wanneer het terugkeert naar het vorige dialoogvenster, klikt u op de knop "Volgende".

14. Blijf op de knop "Volgende" klikken totdat het laatste dialoogvenster van de "Regelwizard" verschijnt. Typ in dit dialoogvenster een naam voor deze nieuwe regel in Stap 1, vink het vakje "Deze regel inschakelen" uit in Stap 2, en klik vervolgens op de knop "Voltooien". Zie screenshot:

Opmerking: U kunt de regel hernoemen door de oude naam te verwijderen en een nieuwe naam in te voeren in het tekstvak "Geef een naam op voor deze regel".

15. Klik op de knop "OK" in het volgende prompt dialoogvenster.

16. Wanneer het terugkeert naar het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen", klikt u op de knop "OK" om de hele instelling te voltooien.

Deel 3: De regel voor de specifieke map uitvoeren

17. Start de Outlook-toepassing opnieuw op.

18. Ga opnieuw naar het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen". Selecteer de regel die u eerder hebt gemaakt, en klik vervolgens op de knop "Regels nu uitvoeren" onder het tabblad "E-mailregels". Zie screenshot:

19. In het dialoogvenster "Regels nu uitvoeren", moet u (zie rechter screenshot):
(1) Vink het regelvakje aan dat u later wilt uitvoeren onder "selecteer regels om uit te voeren";
(2) Klik op de knop "Bladeren" om de map te selecteren waarin u in bulk op alle e-mails wilt reageren.
(3) Selecteer "Alle berichten" uit de drop-down lijst "Regels toepassen op".
(4) Klik op de knop "Nu uitvoeren".

Opmerking: Als u submappen in de geselecteerde map hebt, vink dan het vakje "Submappen toevoegen" aan.

20. Sluit de dialoogvensters.

Nu zijn alle e-mails in de specifieke map tegelijk beantwoord met dezelfde inhoud.

U ziet dat er meerdere stappen zijn die u moet volgen in de bovenstaande methode. Maar met het hulpprogramma "Bulk Reply" van "Kutools voor Outlook" kunt u gemakkelijk in bulk reageren op meerdere e-mails tegelijk.

1. Ga naar de e-mailmap met de e-mails waarop u in bulk wilt reageren en selecteer ze, en klik op "Kutools" > "Bulkverwerking" > "Beantwoord één of meer geselecteerde e-mails met behulp van een sjabloon > Antwoordsjablonen maken en beheren". Zie screenshot:

2. Klik in het pop-upvenster "Antwoordsjablonen maken en beheren" op de knop "Toevoegen" om een nieuwe antwoordsjabloon toe te voegen, (2) houd de nieuwe sjabloon geselecteerd, en typ de sjablooninhoud in het onderstaande bewerkingsvak, en klik vervolgens op de knop "Antwoorden". Zie screenshot:

Nu zijn alle geselecteerde e-mails beantwoord met de nieuwe antwoordsjabloon.

Opmerkingen:
(1) Als u wilt reageren op alle ontvangen e-mails in een specifieke map, opent u de map en drukt u op "Ctrl" + "A" op het toetsenbord om alle e-mails tegelijk te selecteren.
(2) Als u antwoordsjablonen hebt toegevoegd, kunt u na het selecteren van e-mails direct op de bestaande sjabloon in de drop-down lijst "Meerdere berichten beantwoorden" klikken om ze allemaal te beantwoorden.