Hoe beantwoordt u meerdere of alle e-mails tegelijk in Outlook?

U kunt een regel instellen om alle e-mails in één keer massaal te beantwoorden binnen een specifieke map.

Deel 1: Maak een Nieuwe Email-bericht en sla dit op als Outlook-sjabloon

1. Maak eerst een nieuwe map aan en verplaats hierin alle e-mails waarop u tegelijkertijd hetzelfde antwoord wilt sturen.

2. Maak een nieuwe e-mail met de inhoud waarmee u wilt reageren. (Opmerking: Vul iets in bij het veld E-mailonderwerp, maar laat het veld „Aan” leeg.) Zie screenshot:

3. Nadat u de nieuwe e-mail hebt opgesteld, klikt u op 'Bestand' > 'Opslaan als'.

4. Typ in het dialoogvenster „Opslaan als” een bestandsnaam in het veld „Bestandsnaam”. Standaard krijgt het bestand de naam van het e-mailonderwerp. Selecteer vervolgens „Outlook-sjabloon” in het vervolgkeuzemenu „Opmaak opgeven voor opslaan” en klik ten slotte op de knop „Opslaan”.

Opmerking: Als u „Outlook-sjabloon” selecteert in het vervolgkeuzemenu „Opmaak opgeven voor opslaan”, wordt het bestand automatisch opgeslagen in de map „Sjablonen”. Wijzig de doelmap niet.

5. Wanneer u terugkeert naar het venster „Bericht”, klikt u op „Sluiten” om het venster te sluiten.

6. Klik op de knop „Nee” zodra er een Outlook-melding verschijnt. Zie screenshot:

Deel 2: Nieuwe regel voor de sjabloon

Nu moet u een nieuwe regel aanmaken voor deze sjabloon.

7. Ga naar het dialoogvenster „Regels en meldingen”.
A. In Outlook 2007 klikt u op „Extra” > „Regels en meldingen”.
B. In Outlook 2010 en 2013 klikt u onder het tabblad „Start” op „Regels” > „Regels en meldingen beheren”. Zie de screenshot:

8. Klik in het dialoogvenster „Regels en meldingen” op de knop „Nieuwe regel” onder het tabblad „E-mailregels”.

9. Wanneer het dialoogvenster „Regelwizard” verschijnt, gaat u naar de sectie „Begin met een lege regel”, selecteert u „Regel toepassen op berichten die ik ontvang” en klikt u op „Volgende”.

10. Klik in het dialoogvenster „Regelwizard” op „Volgende” om door te gaan naar de volgende stap. Als er een melding verschijnt, klikt u op „Ja”.

11. Schakel in het volgende dialoogvenster bij Stap 1 het vakje „Beantwoorden met een specifieke sjabloon” in en klik daarna in Stap 2 op de tekst „een specifieke sjabloon”. Zie screenshot:

12. In het dialoogvenster „Selecteer een antwoordsjabloon” doet u het volgende: (1) kiest u „Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” in de vervolgkeuzelijst „Zoeken in”; (2) selecteert u de sjabloon die u eerder hebt opgeslagen; en (3) klikt u op de knop „Openen”. Zie screenshot:

13. Wanneer u terugkeert naar het vorige dialoogvenster, klikt u op de knop „Volgende”.

14. Blijf op de knop „Volgende” klikken tot het laatste dialoogvenster „Regelwizard” verschijnt. Typ in dit venster bij Stap 1 een naam voor de nieuwe regel, schakel bij Stap 2 het selectievakje „Deze regel inschakelen” uit en klik op „Voltooien”. Zie screenshot:

Opmerking: U kunt de regel hernoemen door de bestaande naam te verwijderen en een nieuwe naam in te voeren in het tekstvak „Geef een naam op voor deze regel”.

15. Klik op de knop „OK” in het daaropvolgende meldingsvenster.

16. Wanneer u terugkeert naar het dialoogvenster „Regels en meldingen”, klikt u op „OK” om uw instellingen te voltooien.

Deel 3: Voer de regel uit voor de specifieke map

17. Start de Outlook-toepassing opnieuw op.

18. Ga opnieuw naar het dialoogvenster „Regels en meldingen”. Selecteer de regel die u eerder hebt gemaakt en klik op de knop „Regels nu uitvoeren” onder het tabblad „E-mailregels”. Zie screenshot:

19. In het dialoogvenster „Regels nu uitvoeren” doet u het volgende (zie rechter screenshot):
(1) Schakel het selectievakje in bij de regel die u later wilt uitvoeren onder „Te uitvoeren regels selecteren”;
(2) Klik op de knop „Bladeren” om de map te selecteren waarvan u alle e-mails in één keer massaal wilt beantwoorden;
(3) Selecteer „Alle berichten” in de vervolgkeuzelijst „Regels toepassen op”;
(4) Klik op de knop „Nu uitvoeren”.

Opmerking: Als u submappen hebt in de geselecteerde map, schakelt u het selectievakje „Inclusief submappen” in.

20. Sluit de dialoogvensters.

Nu worden alle e-mails in de specifieke map tegelijkertijd beantwoord met identieke inhoud.

U ziet dat de bovenstaande methode veel stappen vergt. Maar met het „Batch antwoorden”-hulpprogramma van Kutools voor Outlook kunt u eenvoudig tegelijkertijd op meerdere e-mails antwoorden.

1. Ga naar de e-mailmap met de e-mails waarmee u in bulk wilt reageren, selecteer ze en klik op „Kutools” > „Bulkverwerking” > „Beantwoord één of meer geselecteerde e-mails met behulp van een sjabloon” > „Create & Manage ReplyTemplate”. Zie screenshot:

2. In het verschijnende dialoogvenster „Create & manage Antwoordsjabloon” moet u (1) op de knop „Toevoegen” klikken om een nieuwe antwoordsjabloon toe te voegen, (2) de nieuwe sjabloon selecteren en de inhoud ervan invoeren in het bewerkingsvak hieronder, en vervolgens (3) op de knop „Beantwoorden” klikken. Zie screenshot:

Nu worden alle geselecteerde e-mails automatisch beantwoord met de nieuwe antwoordsjabloon.

Opmerkingen:
(1) Als u alle e-mails in een specifieke map wilt beantwoorden, opent u die map en drukt u tegelijkertijd op „Ctrl” + „A” om alle e-mails in één keer te selecteren.
(2) Als u al antwoordsjablonen heeft toegevoegd, kunt u na het selecteren van de e-mails direct op een bestaande sjabloon klikken in de vervolgkeuzelijst „Meerdere berichten beantwoorden” om ze allemaal tegelijk te beantwoorden.