Drie methoden om bijlagen op grootte te zoeken in Outlook

Het beheren van bijlagen in Microsoft Outlook kan overweldigend worden, vooral als u grote bijlagen probeert te identificeren om opslagruimte vrij te maken of de e-mailorganisatie te verbeteren. Gelukkig biedt Outlook functies waarmee u e-mailberichten kunt zoeken op basis van grootte. Door e-mails op grootte te filteren, kunt u snel berichten met grote bijlagen vinden. Hier volgt hoe u dit stap voor stap doet:

Zoek bijlagen op grootte met behulp van:

• De nieuwe zoekmapfunctie: doorzoekt binnen één account, maar is mogelijk minder nauwkeurig
• Kutools voor Outlook’s Bijlagenbeheerder: een flexibele oplossing om bijlagen te zoeken over meerdere accounts heen.
• De aangepaste zoekmap: geschikt voor zoekopdrachten binnen één account, maar iets complexer in te stellen

Zoek bijlagen op grootte met de functie Nieuwe zoekmap

Met deze methode maakt u een zoekmap die alle berichten met bijlagen groepeert onder de map ‘Met bijlage’. Vervolgens kunt u binnen deze map filteren op e-mailgrootte om bijlagen te vinden.

Stap 1. Klik op „Map” > „Nieuwe zoekmap”.

Stap 2. In het dialoogvenster „Nieuwe zoekmap”

1. Selecteer en markeer „Mail met bijlagen” in het gedeelte „Zoekmap selecteren”.

2. Selecteer een e-mailaccount in de keuzelijst „Zoek e-mail in:”.

3. Klik op de knop „OK”.

Vervolgens verschijnt er een map met de naam „Met bijlage” in de Navigatiemap.

Stap 3. Typ in de zoekbalk bovenaan Outlook uw zoekopdracht, bijvoorbeeld „grootte:>2MB”, en druk op Enter.

Outlook filtert en toont alle e-mails in de geselecteerde map die groter zijn dan de opgegeven grootte.

Stap 4. Open de e-mails in de zoekresultaten om bijlagen te bekijken en te beheren.

Zoek bijlagen op grootte met Kutools voor Outlook’s Bijlagenbeheerder

Als u op een efficiënte manier bijlagen op grootte wilt vinden in meerdere Outlook-accounts, met meer flexibiliteit en gemak, dan is de Bijlagenbeheerder van Kutools voor Outlook uw perfecte oplossing.

Stap 1. Na het installeren van Kutools voor Outlook klikt u op „KUTOOLS PLUS” > „Beheerder”.

Stap 2. Selecteer in het dialoogvenster „Bijlagenbeheerder” de mappen waarin u naar bijlagen wilt zoeken en klik op „Ok”.

Vervolgens verschijnen alle berichten met bijlagen in het venster.

Stap 3. Selecteer „Grootte (KB)” in de eerste keuzelijst van het gedeelte Zoekbereik en geef daarna de filtervoorwaarden op. Druk op Enter.

Vervolgens toont Kutools alle e-mails met bijlagen die voldoen aan uw criteria.

Stap 4. Klik met de rechtermuisknop op een bericht in de gefilterde resultaten om het te openen, of klik met de rechtermuisknop op een bijlage om een actie te selecteren voor die bijlage.

Naast het filteren van bijlagen op grootte kunt u ze ook filteren op naam, onderwerp of ontvangstdatum.

Bovendien kunt u bijlagen rechtstreeks uit de lijst in bulk opslaan, verwijderen of comprimeren.

Zoek bijlagen op grootte met de aangepaste zoekmap

In Outlook kunt u ook een aangepaste zoekmap maken om berichten met bijlagen van bepaalde groottes samen te brengen.

Stap 1. Klik op „Map” > „Nieuwe zoekmap”.

Stap 2. In het dialoogvenster „Nieuwe zoekmap”

1. Kies in de keuzelijst „Zoek e-mail in” het account waarin u naar bijlagen wilt zoeken.

2. Kies in het vak „Zoekmap selecteren” de optie „Aangepaste zoekmap maken”.

3. Klik daarna op de knop „Kiezen”.

Stap 3. Geef in het dialoogvenster „Aangepaste zoekmap” een naam op voor de nieuwe map en klik op de knop „Criteria”.

Stap 4. Ga naar het tabblad „Meer opties”, vink „Alleen items met” aan en kies „één of meer bijlagen” in het vervolgkeuzemenu. Stel daarna de gewenste filtervoorwaarden voor grootte in.

Stap 5. Klik op 'OK' om alle dialoogvensters te sluiten. Er verschijnt een nieuwe map met alle berichten met bijlagen tussen 2000 en 3000 KB in het opgegeven account.

Door deze methoden toe te passen, spoor je e-mails met grote bijlagen in Outlook efficiënt op, waardoor je tijd bespaart, je postvak optimaliseert en een betere e-mailorganisatie behoudt.