Hoe maak en gebruik je sjablonen in Outlook?
Als je vaak vergelijkbare e-mails opstelt, kan handmatig hetzelfde inhoud opnieuw typen tijdrovend en inefficiënt zijn. De ingebouwde e-mailsjablonen van Outlook stellen je in staat om veelgebruikte berichten op te slaan en opnieuw te gebruiken, wat helpt om je werkstroom te stroomlijnen, herhalende taken te verminderen en consistentie in je communicatie te behouden. Voor een snellere en naadloze ervaring biedt Kutools voor Outlook echter een geavanceerde AutoTekst-functie die het beheer van sjablonen vereenvoudigt, waardoor snel invoegen, betere organisatie en moeiteloze toegang tot opgeslagen inhoud mogelijk wordt.
Sjablonen maken en gebruiken bij het versturen van e-mails in Outlook (Handmatig & Tijdrovend)
Sjablonen gemakkelijk maken en gebruiken in Outlook met Kutools voor Outlook 👍 (Snel & Naadloos)
Sjablonen maken en gebruiken bij het versturen van e-mails in Outlook
Als je vaak vergelijkbare e-mails verstuurt, biedt Outlook de mogelijkheid om e-mailsjablonen te maken om tijd te besparen en consistentie te behouden. Het gebruik van deze sjablonen vereist echter verschillende stappen, waardoor het proces minder efficiënt is voor frequente gebruikers. Hieronder vind je de stappen om handmatig sjablonen te maken en te gebruiken in Outlook.
Stap 1: Een Outlook-e-mailsjabloon maken
1. Open Outlook en klik op Start > Nieuwe E-mail om een nieuwe e-mail op te stellen.
2. Voer de e-mailinhoud in die je wilt opslaan als sjabloon.
3. Wanneer je klaar bent, klik je op Bestand > Opslaan Als.
4. Selecteer in het Opslaan Als dialoogvenster een map (standaard worden sjablonen opgeslagen in: C:\Users\JeGebruikersNaam\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), geef je bestand een naam en selecteer Outlook Sjabloon (*.oft) uit de dropdownlijst Opslaan als type.
5. Klik op Opslaan om de sjabloon op te slaan.
Stap 2: Gebruik het Outlook-e-mailsjabloon
1. Klik op het tabblad Start op Nieuwe Items > Meer Items > Formulier Kiezen.
2. Doe het volgende in het dialoogvenster Formulier Kiezen:
- 1). Selecteer in de dropdownlijst Zoeken In de optie Gebruikerssjablonen in Bestandssysteem.
- 2). Zoek en selecteer de sjabloon die je eerder hebt gemaakt.
- 3). Klik op Openen.
3. Breng de benodigde wijzigingen aan, voeg ontvangers toe en verstuur de e-mail.
Beperkingen van de ingebouwde Outlook-sjabloonmethode:
- ❌ Onefficiënt bij frequent gebruik: Te veel stappen voor gebruikers die dagelijks afhankelijk zijn van sjablonen.
- ❌ Geen invoegen met één klik: Sjablonen kunnen niet met één klik worden ingevoegd.
- ❌ Niet bruikbaar in antwoorden/doorsturen: Outlook-sjablonen werken alleen voor nieuwe e-mails, wat handmatig kopiëren en plakken vereist voor antwoorden.
- ❌ Tijdrovende updates: Het bijwerken van een sjabloon vereist het apart aanpassen van het opgeslagen bestand.
- ❌ Slechte organisatie: Er is geen gestructureerde manier om sjablonen te categoriseren of te beheren.
Als je een snellere en gebruiksvriendelijkere manier zoekt om sjablonen te maken en in te voegen, biedt Kutools voor Outlook een efficiëntere oplossing.
📩 Maak eenvoudig antwoordsjablonen aan en reageer direct!
Moe van het handmatig beantwoorden van herhalende e-mails? Met de krachtige functie Beantwoord één of meer geselecteerde e-mails met behulp van een sjabloon van Kutools voor Outlook kunt u snel reactiesjablonen maken en opslaan, en deze vervolgens met één klik hergebruiken. Ga gewoon naar Kutools > Bulkverwerking > Beantwoord één of meer geselecteerde e-mails met behulp van een sjabloon > Maken & Antwoordsjablonen beheren, voer uw antwoordinhoud in en sla deze op voor toekomstig gebruik – waardoor het beantwoorden van e-mails sneller en efficiënter wordt!
Sjablonen gemakkelijk maken en gebruiken in Outlook met Kutools voor Outlook 👍
Hoewel de ingebouwde sjabloontool van Outlook nuttig is, vereist het elke keer dat je een sjabloon wilt invoegen meerdere stappen. Kutools voor Outlook vereenvoudigt het proces met de functie AutoTekst, waarmee je e-mailsjablonen kunt opslaan, organiseren en invoegen met slechts één klik. Dit maakt het de ideale oplossing voor gebruikers die vaak herhaalde e-mails versturen en een snellere, intuïtievere aanpak nodig hebben.
Ontgrendel de ultieme e-mail efficiëntie met Kutools voor Outlook! Ontvang 70 krachtige functies volledig gratis, voor altijd. Download nu de gratis versie!
1. Open Outlook, klik vervolgens op Kutools > Bron om het Kutools AutoTekst-paneel te openen aan de rechterkant van het Outlook-venster.
2. Selecteer de inhoud in de berichttekst die je wilt opslaan als sjabloon. Klik vervolgens op de Toevoegen-knop.
3. In het dialoogvenster Nieuwe AutoTekst:
- 1). Voer een naam in voor je sjabloon in het Naam veld.
- 2). Kies een categorie uit de dropdownlijst Categorie voor betere organisatie. (Je kunt ook een nieuwe categorie maken door te klikken op "Nieuwe categorie".)
- 3). Klik op Toevoegen om de sjabloon op te slaan.
4. De sjabloon is nu opgeslagen in het AutoTekst-paneel. Wanneer je deze ooit in een e-mail wilt invoegen, klik je eenvoudig op de opgeslagen invoer en deze wordt direct aan je e-mail toegevoegd.
Waarom de AutoTekst-functie van Kutools voor Outlook gebruiken?
- ✅ Invoegen met één klik: Voeg sjablonen direct in nieuwe e-mails, antwoorden of doorsturen in met slechts één klik.
- ✅ Werkt overal: In tegenstelling tot de standaardmethode van Outlook kun je sjablonen gebruiken in antwoorden en doorsturen zonder extra stappen.
- ✅ Betere organisatie: Categoriseer sjablonen voor snelle terugvinding in plaats van door een lange lijst te scrollen.
- ✅ Snelle toegang paneel: Bekijk en voeg sjablonen direct in vanuit het Kutools-paneel - geen bestanden doorzoeken nodig.
Demo: Sjablonen gemakkelijk maken en gebruiken in Outlook met Kutools voor Outlook
Ontdek de Kutools / Kutools Plus tab in deze video, toegevoegd door Kutools voor Outlook. Nu zijn de meeste functies, inclusief AI-functionaliteiten, gratis! Pro-functies zijn beschikbaar met een 30-daagse proefperiode zonder beperkingen!
Beste productiviteitstools voor Office
Breaking News: Kutools voor Outlook lanceert gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe gratis versie van Kutools voor Outlook met meer dan70 geweldige functies, voor altijd gratis te gebruiken! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (beschikbaar voor POP en IMAP) / E-mails verzenden volgens schema / Automatisch CC/BCC op basis van regels bij het verzenden van e-mails / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Automatisch begroeting toevoegen / E-mails met meerdere ontvangers automatisch splitsen naar individuele berichten ...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en andere criteria / Dubbele e-mails verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen ...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren ...
🌟 Interface Magic: 😊Meer mooie en coole emoji's / Herinnering bij belangrijke e-mails / Minimaliseer Outlook in plaats van afsluiten ...
👍 One-click Wonders: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Toon tijdzone van afzender ...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch contact toevoegen vanuit geselecteerde e-mails / Een contactgroep splitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen ...
