Excel geavanceerde filter gebruiken – Een complete gids met voorbeelden

De Geavanceerde Filter van Excel is een krachtig hulpmiddel dat meer flexibiliteit biedt dan de standaard filterfunctionaliteit, waardoor gebruikers efficiënt complexe filtertaken kunnen uitvoeren. In deze handleiding gaan we dieper in op de functie Geavanceerde Filters in Excel, vergelijken we deze met reguliere filters, geven we praktische voorbeelden en bespreken we aandachtspunten voor optimaal gebruik. Zo krijg je het vertrouwen om geavanceerde filters in Excel volledig te beheersen.

• Unieke lijst genereren
• Filteren in één kolom met meerdere criteria (voldoet aan één van de criteria)
• Filteren in meerdere kolommen met meerdere criteria
  • Met EN-logica (voldoet aan alle criteria)
  • Met OF-logica (voldoet aan één van de criteria)
  • Met EN- én OF-logica
• Geavanceerde filter met jokertekens
• Alleen bepaalde kolommen extraheren

Geavanceerde filter versus normale filter

Het belangrijkste verschil tussen de normale filter van Excel en de Geavanceerde Filter zit in de complexiteit en functionaliteit. Waar de normale filter eenvoudige, op één kolom gebaseerde criteria biedt binnen de oorspronkelijke dataset, gaat de Geavanceerde Filter verder door:

• Het mogelijk maken om meerdere criteria over verschillende kolommen toe te passen.
• De mogelijkheid bieden om unieke waarden uit een dataset te halen.
• Het gebruik van jokertekens mogelijk maken voor flexibelere, gedeeltelijke overeenkomsten.
• Het toestaan om gefilterde gegevens naar een andere locatie te kopiëren.

Voorbeelden van het gebruik van geavanceerde filter

In dit onderdeel vind je verschillende praktische voorbeelden die laten zien hoe je geavanceerde filters in Excel gebruikt om uiteenlopende filterresultaten te bereiken.

Unieke lijst genereren

Met de Geavanceerde Filter van Excel kun je snel een lijst met unieke waarden uit een dataset genereren, iets wat met normale filters omslachtig kan zijn. Heb je bijvoorbeeld een lijst met verkooptransacties met dubbele rijen en wil je een lijst met unieke rijen extraheren, dan maakt de Geavanceerde Filter deze taak eenvoudig. Volg hiervoor onderstaande instructies.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. In het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" stel je het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de gewenste optie. Omdat ik de unieke lijst op een andere plek wil plaatsen, kies ik de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Specificeer het gedeelte Lijstbereik:
      • Unieke waarde uit één kolom extraheren:
        Selecteer de kolom met de waarden waarvan je unieke items wilt extraheren. Wil je bijvoorbeeld unieke klantnamen extraheren, selecteer dan A1:A11.
      • Unieke rijen extraheren op basis van meerdere kolommen:
        Selecteer het bereik dat alle kolommen bevat die je wilt meenemen. In dit geval, als ik unieke rijen wil extraheren op basis van klantnaam, verkoop en regio, selecteer ik het volledige bereik A1:C11.
   3. Geef in het gedeelte "Kopiëren naar" aan waar je de unieke lijst wilt plakken.
   4. Vink het selectievakje "Alleen unieke records" aan.
   5. Klik op de knop "OK". Zie screenshot:
      

Resultaat

Zoals te zien is in de onderstaande screenshot, worden unieke rijen uit het oorspronkelijke gegevensbereik gehaald.

Filteren in één kolom met meerdere criteria (voldoet aan één van de criteria)

Door te filteren in één kolom met meerdere criteria kun je rijen weergeven die aan één van de opgegeven voorwaarden voldoen. Dit is vooral handig bij grote datasets als je informatie wilt beperken tot meerdere mogelijke overeenkomsten. Zo doe je dit met de Geavanceerde Filter van Excel:

Stap1: Bereid je oorspronkelijke lijstbereik voor

Zorg ervoor dat je dataset duidelijke kolomkoppen heeft, want deze zijn belangrijk voor het instellen van het criteriabereik. In dit voorbeeld gebruik ik de volgende tabel met studentenscores.

Stap2: Criteriabereik instellen

1. Maak je criteriabereik boven of naast het lijstbereik. De koppen die je in het criteriabereik typt, moeten exact overeenkomen met die in het lijstbereik. In mijn voorbeeld staat het criteriabereik boven het lijstbereik.
2. Onder de kop schrijf je elk criterium dat je wilt gebruiken. Elk criterium komt in een eigen cel, direct onder de vorige. Zo geef je Excel aan dat aan één van deze criteria voldaan mag worden.
   In dit voorbeeld zoek ik naar studenten met "scores hoger dan95 of lager dan60" zodat ik zowel hoog- als laag scorende studenten kan filteren. Daarom voer ik elk criterium in aparte rijen onder de kop Score in. Het volledige criteriabereik zie je hieronder:
   

Stap3: Geavanceerde Filter toepassen

Nu kun je de geavanceerde filter toepassen zoals hieronder beschreven.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. In het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" stel je het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de gewenste optie. Omdat ik het gefilterde resultaat op een andere plek wil plaatsen, kies ik de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Selecteer in het gedeelte "Lijstbereik" het volledige lijstbereik A7:D17.
   3. Selecteer in het gedeelte "Criteriabereik" het volledige criteriabereik A2:D4.
   4. Geef in het gedeelte "Kopiëren naar" aan waar je het gefilterde resultaat wilt plakken (hier selecteer ik cel F8).
   5. Klik op "OK" om de filter toe te passen. Zie screenshot:
      

Resultaat

Je ziet nu dat alleen de rijen waarvan de kolom "Score" aan één van de criteria voldoet (>95 of <60) worden weergegeven.

Filteren in meerdere kolommen met meerdere criteria

Nu we het filteren met meerdere criteria in één kolom hebben behandeld, richten we ons op filteren over meerdere kolommen. In dit onderdeel leer je hoe je meerdere criteria toepast op verschillende kolommen met behulp van EN-, OF- en gecombineerde EN/OF-logica.

• Voor EN-logica plaats je de criteria op dezelfde rij.
• Voor OF-logica plaats je de criteria op aparte rijen.

Met EN-logica (voldoet aan alle criteria)

Gegevens filteren in meerdere kolommen met meerdere criteria via EN-logica betekent dat elke rij aan alle opgegeven criteria in verschillende kolommen moet voldoen om weergegeven te worden. Zo doe je dit met de Geavanceerde Filter van Excel:

Stap1: Bereid je oorspronkelijke lijstbereik voor

Zorg ervoor dat je dataset duidelijke kolomkoppen heeft, want deze zijn belangrijk voor het instellen van het criteriabereik. In dit voorbeeld gebruik ik de volgende tabel met studentenscores.

Stap2: Criteriabereik instellen

1. Maak je criteriabereik boven of naast het lijstbereik door koppen te typen die exact overeenkomen met die in het lijstbereik. In mijn voorbeeld staat het criteriabereik boven het lijstbereik.
2. Voor EN-logica zet je alle criteria in dezelfde rij onder de bijbehorende koppen. Wil je bijvoorbeeld "Klas A"-studenten met scores boven de85 filteren, dan stel je het criteriabereik als volgt in:
   

Stap3: Geavanceerde Filter toepassen

Nu kun je de geavanceerde filter toepassen zoals hieronder beschreven.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. In het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" stel je het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de gewenste optie. Omdat ik het gefilterde resultaat op een andere plek wil plaatsen, kies ik de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Selecteer in het gedeelte "Lijstbereik" het volledige lijstbereik A7:D16.
   3. Selecteer in het gedeelte "Criteriabereik" het volledige criteriabereik A2:D3.
   4. Geef in het gedeelte "Kopiëren naar" aan waar je het gefilterde resultaat wilt plakken (hier selecteer ik cel F6).
   5. Klik op "OK" om de filter toe te passen. Zie screenshot:
      

Resultaat

In het resultaat worden alleen rijen weergegeven of gekopieerd die aan alle criteria in de opgegeven kolommen voldoen. In ons voorbeeld worden alleen studenten uit klas A met scores boven de85 getoond.

Met OF-logica (voldoet aan één van de criteria)

Om gegevens in meerdere kolommen te filteren met OF-logica (voldoet aan één van de criteria) in de Geavanceerde Filter van Excel, volg je deze stappen:

Stap1: Bereid je oorspronkelijke lijstbereik voor

Zorg ervoor dat je dataset duidelijke kolomkoppen heeft, want deze zijn belangrijk voor het instellen van het criteriabereik. In dit voorbeeld gebruik ik de volgende tabel met studentenscores.

Stap2: Criteriabereik instellen

1. Maak je criteriabereik boven of naast het lijstbereik door koppen te typen die exact overeenkomen met die in het lijstbereik. In mijn voorbeeld staat het criteriabereik boven het lijstbereik.
2. Bij OF-logica plaats je elk criterium voor dezelfde kolom op aparte rijen, of zet je elk criterium onder de bijbehorende kop op een aparte rij. Wil je bijvoorbeeld studenten filteren met scores hoger dan90 of het cijfer F, dan stel je het criteriabereik als volgt in:
   

Stap3: Geavanceerde Filter toepassen

Nu kun je de geavanceerde filter toepassen zoals hieronder beschreven.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. In het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" stel je het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de gewenste optie. Omdat ik het gefilterde resultaat op een andere plek wil plaatsen, kies ik de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Selecteer in het gedeelte "Lijstbereik" het volledige lijstbereik A7:D17.
   3. Selecteer in het gedeelte "Criteriabereik" het volledige criteriabereik A2:D4.
   4. Geef in het gedeelte "Kopiëren naar" aan waar je het gefilterde resultaat wilt plakken (hier selecteer ik cel F8).
   5. Klik op "OK" om de filter toe te passen. Zie screenshot:
      

Resultaat

Hiermee filter je je gegevens op basis van de opgegeven criteria, waarbij aan één van de criteria mag worden voldaan. Als een rij aan één van de criteria in de opgegeven kolommen voldoet, wordt deze opgenomen in het gefilterde resultaat.

In dit geval geeft de filter alleen studenten terug met scores hoger dan90 of met het cijfer F.

Met EN- én OF-logica

Om gegevens in meerdere kolommen te filteren met een combinatie van EN- en OF-logica via de Geavanceerde Filter van Excel, volg je deze stappen.

Stap1: Bereid je oorspronkelijke lijstbereik voor

Zorg ervoor dat je dataset duidelijke kolomkoppen heeft, want deze zijn belangrijk voor het instellen van het criteriabereik. In dit voorbeeld gebruik ik de volgende tabel met studentenscores.

Stap2: Criteriabereik instellen

1. Maak je criteriabereik boven of naast het lijstbereik. Neem de kolomkoppen op die exact overeenkomen met die in het lijstbereik. In mijn voorbeeld staat het criteriabereik boven het lijstbereik.
2. Voer onder de koppen de criteria in met een combinatie van EN- en OF-logica.
   • Voor EN-logica plaats je criteria uit verschillende kolommen op dezelfde rij.
   • Voor OF-logica plaats je criteria op aparte rijen.
   • Voor gecombineerde EN-OF-logica organiseer je elke set OF-voorwaarden in aparte blokken van rijen. Binnen elk blok plaats je EN-criteria op dezelfde rij.
     Wil je bijvoorbeeld studenten uit Klas A met scores boven de90 of studenten uit Klas B met het cijfer B filteren, stel dan het criteriabereik als volgt in:
     

Stap3: Geavanceerde Filter toepassen

Nu kun je de geavanceerde filter toepassen zoals hieronder beschreven.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. In het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" stel je het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de gewenste optie. Omdat ik het gefilterde resultaat op een andere plek wil plaatsen, kies ik de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Selecteer in het gedeelte "Lijstbereik" het volledige lijstbereik A7:D17.
   3. Selecteer in het gedeelte "Criteriabereik" het volledige criteriabereik A2:D4.
   4. Geef in het gedeelte "Kopiëren naar" aan waar je het gefilterde resultaat wilt plakken (hier selecteer ik cel F8).
   5. Klik op "OK" om de filter toe te passen. Zie screenshot:
      

Resultaat

Excel toont alleen de rijen die aan je complexe combinatie van criteria voldoen.

In dit voorbeeld geeft de geavanceerde filter alleen studenten terug met scores hoger dan90 in Klas A of studenten met het cijfer B in Klas B.

Geavanceerde filter met jokertekens

Door jokertekens te gebruiken met de geavanceerde filter van Excel kun je flexibeler en krachtiger zoeken in je gegevens. Jokertekens zijn speciale tekens die één of meer tekens in een tekst voorstellen, waardoor je gemakkelijker op patronen kunt filteren. Hier vind je een gedetailleerde uitleg over het gebruik van de geavanceerde filter met jokertekens in Excel.

Stap1: Bereid je oorspronkelijke lijstbereik voor

Zorg ervoor dat je dataset duidelijke kolomkoppen heeft, want deze zijn belangrijk voor het instellen van het criteriabereik. Stel dat je een lijst met namen hebt en sommige namen die je zoekt een specifiek patroon volgen.

Stap2: Criteriabereik instellen

1. Maak je criteriabereik boven of naast het lijstbereik. Neem de kolomkoppen op die exact overeenkomen met die in het lijstbereik. In mijn voorbeeld staat het criteriabereik boven het lijstbereik.
2. Voer onder de kop het criterium in met behulp van jokertekens.
   • *: Staat voor een willekeurig aantal tekens en kan voor, na of binnen een tekst worden gebruikt.
   • ?: Staat voor één teken op een specifieke positie.
   In dit voorbeeld wil ik namen filteren die beginnen met de letter "J", dus ik vul J* in onder de kop Naam van het criteriabereik. Zie screenshot:
   

Stap3: Geavanceerde Filter toepassen

Nu kun je de geavanceerde filter toepassen om alle namen te filteren die beginnen met de letter J.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. Stel in het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de gewenste optie. Omdat ik het gefilterde resultaat op een andere plek wil plaatsen, kies ik de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Selecteer in het gedeelte "Lijstbereik" het volledige lijstbereik A6:B11.
   3. Selecteer in het gedeelte "Criteriabereik" het volledige criteriabereik A2:B3.
   4. Geef in het gedeelte "Kopiëren naar" aan waar je het gefilterde resultaat wilt plakken (hier selecteer ik cel D7).
   5. Klik op "OK" om de filter toe te passen. Zie screenshot:
      

Resultaat

De geavanceerde filter toont alleen de rijen uit de kolom Naam waarvan de namen beginnen met de letter "J", volgens het patroon dat met het jokerteken in het criteriabereik is opgegeven.

Alleen bepaalde kolommen extraheren

De geavanceerde filter van Excel gebruiken om alleen bepaalde kolommen te extraheren is vooral handig bij het analyseren van grote datasets waarbij je je wilt richten op specifieke informatie.

Stel dat je dataset zich bevindt in het bereik A7:D17 en je wilt deze gegevens filteren op basis van criteria in B2:D4 en alleen de kolommen Naam, Score en Cijfer extraheren. Zo doe je dat.

Stap1: Geef de kolommen op die je wilt extraheren

Schrijf onder of naast je dataset de koppen van de kolommen die je wilt extraheren. Dit bepaalt het "Kopiëren naar"-bereik waar de gefilterde gegevens verschijnen. In dit voorbeeld typ ik de koppen Naam, Score en Cijfer in het bereik F7:H7.

Stap2: Geavanceerde Filter toepassen

Nu kun je de geavanceerde filter toepassen om alleen bepaalde kolommen te filteren op basis van de opgegeven criteria.

1. Ga naar het tabblad "Gegevens" en kies "Geavanceerd" in de groep "Sorteren & Filteren".
   
2. Stel in het dialoogvenster "Geavanceerde Filter" het volgende in.
   1. Kies in het gedeelte "Actie" de optie "Kopiëren naar een andere locatie".
   2. Selecteer in het gedeelte "Lijstbereik" het volledige lijstbereik A7:D17.
   3. Selecteer in het gedeelte "Criteriabereik" het volledige criteriabereik A2:D4.
   4. Selecteer in het gedeelte "Kopiëren naar" het bereik (in dit geval F7:H7) waar je de koppen van de te extraheren kolommen hebt geschreven.
   5. Klik op "OK" om de filter toe te passen. Zie screenshot:
      

Resultaat

Je ziet dat het resultaat alleen de opgegeven kolommen bevat.

Opmerkingen bij geavanceerde filter

Gerelateerde artikelen