Vervolgkeuzelijsten beheersen in Excel: een uitgebreide gids
De vervolgkeuzelijst is een krachtige functie in Excel waarmee gebruikers waarden kunnen selecteren uit vooraf gedefinieerde opties in plaats van handmatig te typen, waardoor de gegevensinvoer nauwkeuriger en efficiënter wordt. Of u nu een beginner bent of een ervaren Excel-gebruiker, het begrijpen en gebruiken van vervolgkeuzelijsten kan uw productiviteit en mogelijkheden voor gegevensbeheer aanzienlijk verbeteren. In dit artikel introduceren we stap voor stap verschillende manieren om een vervolgkeuzelijst in Excel te maken.
Video: maak een vervolgkeuzelijst
Abonneer je nu op ons kanaal: ontgrendel Excel-tips van het hoogste niveau!
Een vervolgkeuzelijst maken
Laten we beginnen met leren hoe u een vervolgkeuzelijst kunt maken in Excel.
Maak een vervolgkeuzelijst door deze handmatig in te voeren
Stap 1: Selecteer de cel(len) die u in de vervolgkeuzelijst wilt plaatsen
Stap 2: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
Stap 3: geef de instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie
Onder Instellingen tabblad, geef dan onderstaande instellingen op:
- Kies Lijst oppompen van Allow keuzelijst;
- Typ de items die u wilt weergeven in de vervolgkeuzelijst in het bron sectie, scheid ze door een komma;
- Klik OK.
Resultaat:
Nu is de vervolgkeuzelijst gemaakt.
Voordelen van deze methode: Geen werkblad of bereik nodig om de bronnenlijst te plaatsen.
Nadelen van deze methode: Als u items uit de vervolgkeuzelijst wilt toevoegen, verwijderen of bewerken, gaat u naar Data Validation dialoogvenster om de items opnieuw te bewerken bron vak handmatig.
Voordat u doorgaat met de onderstaande methoden om een vervolgkeuzelijst te maken, moet u de items bepalen of maken die u in de vervolgkeuzelijst wilt opnemen. Dit wordt de 'bronnenlijst' genoemd, die binnen een bepaald bereik moet worden georganiseerd.
Zorg ervoor dat elk item van de bronlijst in een aparte cel staat. Deze lijst kan zich in hetzelfde blad bevinden van de nieuw gemaakte vervolgkeuzelijst, een ander blad of een andere werkmap.
Maak een vervolgkeuzelijst uit een bereik
Volg de onderstaande stappen om een vervolgkeuzelijst te maken op basis van een reeks celwaarden:
Stap 1: Selecteer de cel(len) die u in de vervolgkeuzelijst wilt plaatsen
Stap 2: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
Stap 3: geef de instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie
Onder Instellingen tabblad, geef dan onderstaande instellingen op:
- Kies Lijst oppompen van Allow keuzelijst;
- Klik op het selectiepictogram
om de bronlijst te selecteren in de bron sectie; - Klik OK.
Resultaat:
Nu is de vervolgkeuzelijst gemaakt.
Voordelen van deze methode: U kunt uw vervolgkeuzelijst wijzigen door wijzigingen aan te brengen in het bereik waarnaar wordt verwezen (bronlijst) zonder de items één voor één te hoeven bewerken in de bron gedeelte van de Data Validation dialoogvenster.
Nadelen van deze methode: Als u onderstaande items wilt toevoegen of items uit de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen, moet u het bereik waarnaar wordt verwezen in de bron gedeelte van de Data Validation dialoog. Als u items automatisch wilt bijwerken op basis van de bronlijst, zou u dat moeten doen converteer de bronlijst naar een tabel.
Tips:
-
Als u de bronnenlijst liever niet in een tabel converteert of het bereik waarnaar wordt verwezen in de Data Validation dialoogvenster bij het toevoegen van nieuwe items, hier zijn twee tips die de vervolgkeuzelijst automatisch kunnen bijwerken terwijl nieuwe items aan de bronlijst worden toegevoegd.
-
Wanneer u de bronlijst selecteert in de Data Validation, een paar lege cellen onderaan de brongegevens opnemen, kunt u nieuwe items aan de bronlijst toevoegen door de lege cellen in te typen.
-
Voeg nieuwe rijen in de bronlijst in, typ vervolgens de nieuwe items in de bronlijst, waarna de vervolgkeuzelijst wordt bijgewerkt.
-
Maak een vervolgkeuzelijst met Kutools
Hier is een handige functie - Maak een eenvoudige vervolgkeuzelijst of Kutools for Excel kunt u snel en gemakkelijk een vervolgkeuzelijst maken met minder klikken. Hier is hoe te doen:
- Selecteer cel(len) om de vervolgkeuzelijst te plaatsen;
- Klik Kutools tab en klik Keuzelijst > Maak een eenvoudige vervolgkeuzelijst;
- Selecteer het celbereik (of typ rechtstreeks items gescheiden door een komma) die u wilt weergeven in de vervolgkeuzelijst, klik op OK.
Opmerkingen:
- Installeer eerst Kutools voor Excel voordat u deze functie gebruikt. Klik om te downloaden en krijg een gratis proefperiode van 30 dagen.
- Afgezien van deze functie zijn er nog andere handige functies om eenvoudig geavanceerde vervolgkeuzelijsten te maken, zoals het maken van een vervolgkeuzelijst afhankelijk, Maak een vervolgkeuzelijst met meerdere selecties, Maak een vervolgkeuzelijst met selectievakjes, enzovoort.
Een vervolgkeuzelijst maken op basis van een tabel (dynamisch)
Als u een dynamisch uitvouwbare vervolgkeuzelijst wilt maken die automatisch wordt bijgewerkt wanneer u items toevoegt aan of verwijdert uit de bronlijst, moet u de brongegevens in een Excel-tabel plaatsen.
Stap 1: Converteer de bronlijst naar een tabel
Selecteer de bronnenlijst en klik Invoegen > tafel, en in de Tabel maken dialoogvenster, als de selectie een kolomkop bevat, vink dan aan Mijn tabel heeft kopteksten, dan klikken OK.
Stap 2: Selecteer de cel(len) die u in de vervolgkeuzelijst wilt plaatsen
Stap 3: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
Stap 4: geef de instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie
Onder Instellingen tabblad, geef dan onderstaande instellingen op:
- Kies Lijst oppompen van Allow keuzelijst;
- Klik op het selectiepictogram om het tabelbereik te selecteren (exclusief koptekst) in het bron sectie;
- Klik OK.
Resultaat:
De vervolgkeuzelijst is gemaakt.
En wanneer u items toevoegt aan of verwijdert uit de brontabel, wordt de vervolgkeuzelijst tegelijkertijd bijgewerkt.
Voordelen van deze methode: U kunt uw vervolgkeuzelijst wijzigen door wijzigingen aan te brengen in de brontabel, inclusief het bewerken van bestaande items, het toevoegen van nieuwe of het verwijderen van items.
Nadelen van deze methode: Geen.
- Volg deze stappen om automatisch bijwerken van de vervolgkeuzelijst in te schakelen wanneer nieuwe items aan een tabel worden toegevoegd:
- Klik op het laatste item in de tabel.
- Druk op Enter om naar de volgende cel te gaan.
- Voer het nieuwe item in de cel in en het wordt automatisch opgenomen in de vervolgkeuzelijst.
- Als de tabel het bereik niet automatisch uitbreidt, ga dan naar Dien in > Opties > proofing klikken AutoCorrectie-opties, en check Voeg automatisch nieuwe rijen en kolommen toe aan de tabel terwijl u werkt optie onder AutoOpmaak terwijl u typt Tab.
Maak een vervolgkeuzelijst op basis van een bereiknaam
Als u vervolgkeuzelijsten in meerdere bladen maakt op basis van dezelfde bronlijst, raad ik u aan een bereiknaam voor de bronlijst te maken zodat u er gemakkelijk naar kunt verwijzen.
Stap 1: Maak een bereiknaam voor de bronlijst
Selecteer de bronlijst en ga naar het naamvak (naast de formulebalk) en typ er een naam voor (de naam mag geen spatie of andere speciale tekens bevatten) en druk vervolgens op Enter sleutel om af te ronden.
Stap 2: Selecteer de cel(len) die u in de vervolgkeuzelijst wilt plaatsen
Stap 3: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
Stap 4: geef de instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie
Onder Instellingen tabblad, geef dan onderstaande instellingen op:
- Kies Lijst oppompen van Allow keuzelijst;
- Typ een gelijkteken en gevolgd door de naam die u in stap 1 in de bron sectie zoals
U kunt ook op het bron texbox en druk op F3 sleutel om te openen Naam plakken dialoogvenster, kies vervolgens de gewenste bereiknaam in de lijst en klik op OK om het in het tekstvak in te voegen.=SourceList - Klik OK.
Resultaat:
De vervolgkeuzelijst is gemaakt.
Voordelen van deze methode: U kunt eenvoudig en snel vervolgkeuzelijsten maken voor meerdere bladen door de naam in het bron sectie in Data Validation dialoogvenster.
Nadelen van deze methode: Als u onderstaande items wilt toevoegen of items uit de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen, moet u het benoemde bereik in de bijwerken Name Manager.
Maak een vervolgkeuzelijst van een andere werkmap
Als de bronnenlijst en de aan te maken vervolgkeuzelijst zich in verschillende werkmappen bevinden en u de bronnenlijst selecteert in de bron gedeelte van Data Validation dialoogvenster verschijnt er een waarschuwing om het maken te voorkomen.
Hier zal dit deel u vertellen hoe u een vervolgkeuzelijst kunt maken vanuit een andere werkmap.
Stap 1: maak een bereiknaam voor de bronlijst in de bronwerkmap
Selecteer in de bronwerkmap de bronitems die u wilt weergeven in de vervolgkeuzelijst. Ga dan naar de Naam Box die is naast de Formule balk, typ een naam, zoals "Bronnenlijst".
Stap 2: Definieer een naam die verwijst naar uw bronlijst in de werkmap met vervolgkeuzelijst
-
Schakel de werkmap in waar u een vervolgkeuzelijst wilt maken, klik Formule > Definieer naam.
-
In het knallen Nieuwe naam dialoogvenster, ingesteld zoals hieronder:
- Typ een naam in het Naam box, zoals Item;
- Typ een gelijkteken gevolgd door de naam van de bronwerkmap en de naam die u hebt gedefinieerd voor de bronlijst in stap 1 in het Verwijst to box, zoals
=SourceFile.xlsx!SourceList - Klik OK.
- Meestal is SourceFile de naam van de bronwerkmap met de bestandsextensie. Als er geen bestandsextensie is, volgt u deze eenvoudig met een uitroepteken (!) En de bereiknaam. Als de naam van de werkmap spaties of niet-alfabetische tekens bevat, moet u de naam van de werkmap omsluiten met enkel aanhalingsteken soortgelijk:
='Source File.xlsx'!SourceList - Vergeet niet een uitroepteken te gebruiken tussen de werkmapnaam en de bereiknaam.
Stap 3: Selecteer de cel(len) die u in de vervolgkeuzelijst wilt plaatsen
Stap 4: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
Stap 5: geef de instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie
Onder Instellingen tabblad, geef dan onderstaande instellingen op:
- Kies Lijst oppompen van Allow keuzelijst;
- Typ een gelijkteken gevolgd door de naam die u in stap 3 hebt gedefinieerd in het bron sectie, zoals
=Items - Klik OK.
Resultaat:
De vervolgkeuzelijst is gemaakt.
Nadelen van deze methode: Als de bronwerkmap is gesloten, kan de vervolgkeuzelijst niet werken. En de vervolgkeuzelijst kan niet worden bijgewerkt wanneer de nieuwe items aan de bronlijst worden toegevoegd.
Foutwaarschuwing (andere vermeldingen toestaan)
Standaard staat de vervolgkeuzelijst alleen toe dat waarden in de lijst in een cel worden ingevoerd. Wanneer u een waarde invoert die niet bestaat in de vervolgkeuzelijst en op Enter drukt, verschijnt er een foutmelding, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Wanneer u op de Opnieuw proberen knop, wordt de ingevoerde waarde geselecteerd om opnieuw te bewerken. Klikken op de Annuleer knop zal de ingevoerde waarde wissen.
-
Als u gebruikers wilt toestaan andere waarden in te voeren en de weergave van de foutmelding wilt stoppen, kunt u het volgende doen:
-
Selecteer de cellen in de vervolgkeuzelijst waarvan u de foutwaarschuwing wilt stoppen, klik Data > Data Validation.
-
In het Data Validation dialoog, onder Foutmelding tabblad, vink het Toon foutmelding nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd selectievakje. Klik OK.
Wanneer gebruikers nu andere waarden typen, verschijnt er geen foutmelding.
-
-
Als u gebruikers wilt toestaan andere waarden in te voeren, maar ook een waarschuwing wilt weergeven om hen eraan te herinneren, doet u het volgende:
-
Selecteer de cellen in de vervolgkeuzelijst waarin u andere waarden wilt typen, klik Data > Data Validation.
- In het Data Validation dialoog, onder Foutmelding tab:
- Houd het Toon foutmelding nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd selectievakje aangevinkt;
- kies Informatie oppompen van Style keuzelijst;
- Geef het Titel en Screenshot van je foutmelding, Klik OK.
Vanaf nu, wanneer gebruikers andere waarden typen, verschijnt er een dialoogvenster om eraan te herinneren, klik OK om de getypte waarde te behouden, klikt u op Annuleer om de ingevoerde waarde te wissen.
-
- U kunt ook kiezen voor "waarschuwing" van de Style lijst en geef een Titel en Foutbericht. Deze optie werkt op dezelfde manier als 'Informatie', maar geeft in plaats daarvan een geel waarschuwingspictogram weer met een uitroepteken.
- Als u niet zeker weet welke titel of berichttekst u moet typen, kunt u de velden leeg laten. Excel geeft de standaardwaarschuwing weer.
Input Message
Wanneer u een vervolgkeuzelijst maakt, kunt u een invoerbericht toevoegen om gebruikers eraan te herinneren items uit de vervolgkeuzelijst te selecteren bij het selecteren van een cel, of andere informatie die u wilt weergeven.
1. Selecteer de cellen in de vervolgkeuzelijst waaraan u een invoerbericht wilt toevoegen, klik Data > Data Validation.
2. In de Data Validation dialoog, onder Input Message tab
- Houd het Toon invoerbericht wanneer cel geselecteerd selectievakje aangevinkt;
- Geef het Titel en Input bericht, Klik OK.
Wanneer gebruikers nu de cel van de vervolgkeuzelijst selecteren, verschijnt er een geel tekstvak met informatie die u hebt verstrekt.
Andere notities
-
Wanneer een vervolgkeuzelijst wordt gemaakt, wordt standaard de "Negeer blanco" vinkje is gekozen. Dit betekent dat gebruikers de cellen leeg kunnen laten zonder dat er een waarschuwing verschijnt.
Als het selectievakje "Leeg negeren" is niet aangevinkt, worden de lege cellen in het bereik behandeld als ongeldige vermeldingen, de waarschuwing verschijnt.
-
Als u de volgorde van de items in de vervolgkeuzelijst wilt wijzigen, kunt u de bronlijst herschikken.
-
Indien de Data Validation functie is uitgeschakeld, is het mogelijk dat u in een beveiligd werkblad werkt. Om gegevensvalidatie in te schakelen, maakt u eenvoudig de beveiliging van het werkblad ongedaan en past u vervolgens de gewenste gegevensvalidatie-instellingen toe.
Beste Office-productiviteitstools
Geef uw Excel-vaardigheden een boost met Kutools voor Excel en ervaar efficiëntie als nooit tevoren. Kutools voor Excel biedt meer dan 300 geavanceerde functies om de productiviteit te verhogen en tijd te besparen. Klik hier om de functie te krijgen die u het meest nodig heeft...
Office-tabblad Brengt een interface met tabbladen naar Office en maakt uw werk veel gemakkelijker
- Schakel bewerken en lezen met tabbladen in Word, Excel, PowerPoint in, Publisher, Access, Visio en Project.
- Open en maak meerdere documenten in nieuwe tabbladen van hetzelfde venster in plaats van in nieuwe vensters.
- Verhoogt uw productiviteit met 50% en vermindert honderden muisklikken voor u elke dag!
Inhoudsopgave
- Video: maak een vervolgkeuzelijst
- Een vervolgkeuzelijst maken
- Door handmatige invoer
- Uit een bereik
- Door Kutools met minder klikken
- Van een tabel (dynamisch)
- Van een bereiknaam
- Uit een ander werkboek
- Foutwaarschuwing (andere vermeldingen toestaan)
- Input Message
- Andere notities
- Gerelateerde artikelen
- De beste tools voor kantoorproductiviteit
- Heb je vragen? Stel ze hier.