Keuzelijst beheersen in Excel: een uitgebreide handleiding

De keuzelijst is een krachtige functie in Excel waarmee gebruikers waarden kunnen selecteren uit vooraf gedefinieerde opties in plaats van handmatig te typen – wat de nauwkeurigheid en efficiëntie van gegevensinvoer aanzienlijk verhoogt. Of u nu beginnend of ervaren bent in Excel: begrijpen en gebruikmaken van keuzelijsten versterkt uw productiviteit en gegevensbeheercapaciteiten. In dit artikel leidt u stap voor stap door verschillende manieren om een keuzelijst in Excel te maken.

• Maak een Keuzelijst
• Door handmatige invoer
• Vanuit een bereik
• Met Kutools in minder klikken
• Vanuit een tabel (dynamisch)
• Vanuit een Celnaam
• Vanuit een andere werkmap
• Foutmelding (andere invoer toestaan)
• Invoerbericht
• Overige opmerkingen

---

Video: Een keuzelijst maken

Maak een Keuzelijst

Laten we ontdekken hoe u eenvoudig een keuzelijst maakt in Excel.

Maak een Keuzelijst door handmatige invoer

Stap 1: Selecteer de cel(len) waar u de Keuzelijst wilt plaatsen

Stap 2: Klik op het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie

Stap 3: Geef instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie

Onder het Instellingen-tabblad, geeft u de volgende instellingen op:

1. Kies Lijstuit ToestaanKeuzelijst;
2. Typ de items die u wilt weergeven in de Keuzelijst in het vak Bron, gescheiden door komma’s;
3. Klik op OK.

Resultaat:

De keuzelijst is nu klaar.

Maak een Keuzelijst vanuit een bereik

Volg de onderstaande stappen om een Keuzelijst te maken op basis van een bereik met celwaarden:

Stap 1: Selecteer de cel(len) waar u de Keuzelijst wilt plaatsen

Stap 2: Klik op het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie

Stap 3: Geef instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie

Onder het Instellingen-tabblad, geeft u de volgende instellingen op:

1. Kies Lijstuit ToestaanKeuzelijst;
2. Klik op het selectiepictogram om de brondatumlijst te selecteren in het gedeelte Bron;
3. Klik op OK.

Resultaat:

De keuzelijst is nu klaar.

Maak een Keuzelijst met Kutools

Hier is een handige functie –Eenvoudige keuzelijst maken van Kutools voor Excel, waarmee u snel en gemakkelijk een keuzelijst kunt maken met minder klikken. Zo gaat u te werk:

1. Selecteer cel(len) om de Keuzelijst te plaatsen;
2. Klik op het tabblad Kutoolsen klik op Keuzelijst>Eenvoudige keuzelijst maken;
3. Selecteer het bereik met cellen (of typ direct items, gescheiden door komma’s) dat u in de keuzelijst wilt weergeven en klik op OK.
   

Maak een Keuzelijst vanuit een tabel (dynamisch)

Voor een dynamische, uitbreidbare keuzelijst die automatisch wordt bijgewerkt zodra u items aan de brondatalijst toevoegt of verwijdert, plaatst u de brongegevens in een Excel-tabel.

Stap 1: Zet de brondatalijst om naar een tabel

Selecteer de brondatalijst en klik op Invoegen > Tabel. In het Tabel maken-dialoogvenster vinkt u Mijn tabel heeft headers aan als uw selectie kolomkoppen bevat, en klikt u vervolgens op OK.

Stap 2: Selecteer de cel(len) waar u de Keuzelijst wilt plaatsen

Stap 3: Klik op het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie

Stap 4: Geef instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie

Onder het Instellingen-tabblad, geeft u de volgende instellingen op:

1. Kies Lijstuit ToestaanKeuzelijst;
2. Klik op het selectiepictogram om het tabelbereik (exclusief kop) te selecteren in het gedeelte Bron;
3. Klik op OK.

Resultaat:

De keuzelijst is klaar.

En wanneer u items aan de brontabel toevoegt of verwijdert, wordt de Keuzelijst tegelijkertijd bijgewerkt.

Maak een Keuzelijst vanuit een Celnaam

Als u een keuzelijst op meerdere werkbladen wilt baseren op dezelfde brondatalijst, raden we u aan een celnaam te maken voor die lijst — zo kunt u er eenvoudig en consistent naar verwijzen.

Stap 1: Maak een Celnaam voor de brondatalijst

Selecteer de brondatalijst en ga naar het naamvak (naast de formulebalk). Typ een naam — deze mag geen spaties of andere speciale tekens bevatten — en druk op Enter om te voltooien.

Stap 2: Selecteer de cel(len) waar u de Keuzelijst wilt plaatsen

Stap 3: Klik op het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie

Stap 4: Geef instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie

Onder het Instellingen-tabblad, geeft u de volgende instellingen op:

1. Kies Lijstvan ToestaanKeuzelijst;
2. Typ een gelijkteken gevolgd door de naam die u in stap 1 heeft ingesteld in het Bron-gedeelte, zoals

   =SourceList

   . U kunt ook op het Bron-tekstvak klikken en op de F3-toets drukken om het dialoogvenster Naam plakken te openen. Kies daarna de gewenste celnaam uit de lijst en klik op OK om deze in het tekstvak in te voegen.
3. Klik op OK.

Resultaat:

De Keuzelijst is gemaakt.

Maak een Keuzelijst vanuit een ander werkboek

Als de brondatalijst en de te maken keuzelijst zich in verschillende werkboeken bevinden, verschijnt er een waarschuwing wanneer u de brondatalijst selecteert in het Bron-gedeelte van het Gegevensvalidatie-dialoogvenster, waardoor het maken ervan wordt voorkomen.

In dit gedeelte leest u hoe u een keuzelijst maakt op basis van gegevens uit een ander werkboek.

Stap 1: Maak een Celnaam voor de brondatalijst in het brondocument

Selecteer in het brondocument de brondatalijst die u in de keuzelijst wilt weergeven. Ga vervolgens naar het naamvak, dat zich naast de formulebalk bevindt, en typ een naam, zoals „SourceList”.

Stap 2: Definieer een naam die verwijst naar uw brondatalijst in het Keuzelijst-werkboek

1. Activeer de werkmap waarin u een keuzelijst wilt maken en klik op Formule > Naam definiëren.

   Naam definiëren "/>

2. Stel in het verschijnende Nieuwe Naam-dialoogvenster het volgende in:

   1. Typ een naam in het vak Naam, zoals Items;
   2. Typ een isgelijkteken gevolgd door de brondatabereik Werkboeknaam en de naam die u in stap 1 heeft gedefinieerd voor de brondatalijst in het vak Verwijst naar, zoals

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Klik op OK.

       

Stap 3: Selecteer de cel(len) waar u de Keuzelijst wilt plaatsen

Stap 4: Klik op het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie

Stap 5: Geef instellingen op in het dialoogvenster Gegevensvalidatie

Onder het Instellingen-tabblad, geeft u de volgende instellingen op:

1. Kies Lijstvan ToestaanKeuzelijst;
2. Typ een gelijkteken gevolgd door de naam die u hebt gedefinieerd in stap 3 in het Bron-gedeelte, zoals

   =Items

3. Klik op OK.

   

Resultaat:

De Keuzelijst is gemaakt.

Foutmelding (andere invoer toestaan)

Standaard accepteert de keuzelijst alleen waarden uit de lijst die in een cel kunnen worden ingevoerd. Als u een waarde typt die niet in de keuzelijst voorkomt en op Enter drukt, verschijnt een foutmelding, zoals in de afbeelding hieronder. Wanneer u op de knop Opnieuw klikt, wordt de ingevoerde waarde geselecteerd voor herziening. Door op de knop Annuleren te klikken, wordt de ingevoerde waarde gewist.

• Als u gebruikers wilt toestaan andere waarden in te voeren en de foutmelding wilt uitschakelen, kunt u het volgende doen:

  1. Selecteer de keuzelijstcellen waarvoor u de foutmelding wilt uitschakelen en klik op Gegevens > Gegevensvalidatie.

  2. Schakel in het dialoogvenster Gegevensvalidatie, onder het tabblad Foutmelding, het selectievakje Foutmelding weergeven nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd uit en klik op OK.

     

  Vanaf nu verschijnt er geen foutmelding meer wanneer gebruikers andere waarden invoeren.

• Als u gebruikers wilt toestaan andere waarden in te voeren, maar ook een waarschuwing wilt tonen ter herinnering, doet u het volgende:

  1. Selecteer de keuzelijstcellen waarin u andere waarden wilt toestaan en klik op Gegevens > Gegevensvalidatie.

  2. In het dialoogvenster Gegevensvalidatie, onder het tabblad Foutmelding:
     1. Laat het selectievakje Foutmelding weergeven nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerdaangevinkt;
     2. Selecteer Informatiein StijlKeuzelijst;
     3. Geef de Titel en het Foutbericht op en klik op OK.

     

  Vanaf nu verschijnt er een dialoogvenster wanneer gebruikers andere waarden invoeren. Klik op OK om de ingevoerde waarde te behouden, of klik op Annuleren om de ingevoerde waarde te wissen.

  

Invoerbericht

Bij het maken van een Keuzelijst kunt u een invoerbericht toevoegen om gebruikers eraan te herinneren items te selecteren uit de Keuzelijst wanneer ze een cel selecteren, of andere informatie die u wilt tonen.

1. Selecteer de keuzelijstcellen waarvoor u een invoerbericht wilt toevoegen en klik op Gegevens > Gegevensvalidatie.

2. In het dialoogvenster Gegevensvalidatie onder het tabblad Invoerbericht

1. Laat het selectievakje Invoerbericht weergeven wanneer celis geselecteerdaangevinkt;
2. Geef de Titel en het Invoerbericht op, en klik op OK.

Zodra gebruikers de cel selecteren, verschijnt er een geel tekstvak met de informatie die u hebt opgegeven.

Overige opmerkingen

1. Standaard is bij het maken van een keuzelijst het selectievakje „Lege cellen negeren”aangevinkt. Dit betekent dat gebruikers cellen leeg mogen laten zonder dat er een waarschuwing verschijnt.

   Als het selectievakje „Lege cellen negeren” niet is aangevinkt, worden lege cellen in het bereik beschouwd als ongeldige invoer en verschijnt er een waarschuwing.

2. Als u de volgorde van de items in de Keuzelijst wilt wijzigen, kunt u de brondatumlijst herschikken.

3. Als de functie Gegevensvalidatie is uitgeschakeld, werkt u mogelijk in een beveiligd werkblad. Om Gegevensvalidatie in te schakelen, hoeft u alleen het werkblad te deblokkeren en daarna de gewenste Gegevensvalidatie-instellingen toe te passen.