Hoe categoriseert u tekstreeksen in Excel op basis van trefwoorden?
Bij het werken met grote gegevenssets in Excel moet u tekstitems vaak organiseren op basis van specifieke trefwoorden om rapportage- en analyseprocessen te stroomlijnen. Stel bijvoorbeeld dat u in kolom A een lijst hebt met verschillende tekstreeksen en u elk item wilt categoriseren aan de hand van trefwoorden uit kolom D — zoals cellen met "Kutools" onder „Extendoffice" plaatsen of reeksen met "voetbal" of „basketbal" toewijzen aan de categorie „Sport". De onderstaande schermafbeelding toont een dergelijk scenario. Deze taak handmatig uitvoeren is tijdrovend en foutgevoelig, zeker naarmate uw dataset groeit. In dit artikel ontdekken we praktische en efficiënte methoden om deze tekstreeksen automatisch te categoriseren, voor snellere gegevensorganisatie en een verbeterde workflowkwaliteit in Excel.
Lijst met tekstreeksen categoriseren op basis van trefwoorden met matrixformule
Tekstreeksen categoriseren op basis van trefwoorden met VBA-code
Lijst met tekstreeksen categoriseren op basis van trefwoorden met matrixformule
Gebruik een matrixformule om automatisch categorieën toe te wijzen aan tekstreeksen op basis van overeenkomende trefwoorden — ideaal voor grote datasets waar handmatig sorteren onhaalbaar is. Matrixformules bieden krachtige patroonherkenningsmogelijkheden in Excel, zodat u een dynamische koppeling kunt maken tussen gegevens en trefwoordgroepen. Perfect voor scenario’s zoals het automatisch labelen van inkomende klantfeedback, het organiseren van inventaris of het sorteren van e-mails op basis van inhoud.
1. Rangschik uw gegevens zoals gewenst: plaats meestal tekstreeksen (die gecategoriseerd moeten worden) in kolom A, trefwoorden in kolom D en de bijbehorende categorieën in kolom E. Zie de onderstaande schermafbeelding voor een voorbeeld van de gegevensopmaak.
2. Selecteer een lege cel naast uw oorspronkelijke gegevens (bijvoorbeeld cel B2 als uw reeks zich bevindt in A2:A10) en voer de volgende matrixformule in:
- Tips: In deze formule:
- $E$2:$E$8: is het bereik met de categorienamen die aan elke tekstreeks moeten worden toegewezen;
- $D$2:$D$8: is de kolom met trefwoorden die u wilt zoeken in uw tekstreeksen;
- A2: is de cel met de tekstreeks die geanalyseerd en gecategoriseerd moet worden.
Zorg voor optimale resultaten door ervoor te zorgen dat de lijst met trefwoorden en bijbehorende categorieën rijgewijs perfect uitgelijnd is, zonder lege cellen in uw opzoekbereiken. Controleer trefwoorden op typefouten of overbodige spaties om onovereenkomsten te voorkomen.
3. Druk op Ctrl + Shift + Enter (in plaats van alleen op Enter) nadat u de formule hebt ingevoerd. Excel plaatst de formule tussen accolades om aan te geven dat het een matrixformule betreft. Zo wordt automatisch de juiste categorie gegenereerd voor de eerste reeks. Gebruik vervolgens de vulgreep om de formule naar beneden te slepen langs de kolom, zodat alle items in uw lijst direct worden gecategoriseerd. Zie schermafbeelding:
Bij het gebruik van matrixformules is het cruciaal om de juiste toetscombinatie te hanteren. Zorg er bij het kopiëren van de formule voor dat u de matrixstructuur intact laat. Als uw gegevensbereik uitbreidt, moet u de bereiken in uw formule bijwerken voor een nauwkeurige categorisering.
Ontgrendel de magie van Excel met KUTOOLS AI
- Slimme uitvoering: Voer celbewerkingen uit, analyseer gegevens en maak grafieken — allemaal met eenvoudige opdrachten.
- aangepaste formules: Genereer op maat gemaakte formules om uw workflows te stroomlijnen.
- VBA-programmeren: Schrijf en implementeer VBA-code moeiteloos.
- Formule-uitleg: Begrijp complexe formules moeiteloos.
- Tekstvertaling: Doorbreek taalbarrières in uw spreadsheets.
Tekstreeksen categoriseren op basis van trefwoorden met VBA-code
Als u regelmatig grote hoeveelheden tekstreeksen moet categoriseren en zoekt naar een flexibele, geautomatiseerde oplossing, dan biedt VBA de mogelijkheid om dynamisch categorieën toe te wijzen op basis van trefwoordovereenkomsten. Deze aanpak is ideaal voor gevorderde gebruikers die hun categorisatieregels willen aanpassen of integreren in andere geautomatiseerde workflows. Met een VBA-macro vermindert u de handmatige werklast aanzienlijk en profiteert u van robuuste foutafhandeling bij aangepaste koppelingen tussen trefwoorden en categorieën.
1. Open de VBA-editor in Excel door te klikken op Ontwikkelaarshulpmiddelen > Visual Basic. Ga in het pop-upvenster naar Invoegen > Module om een nieuwe module te maken. Kopieer en plak de volgende VBA-code in de module:
Sub CategorizeByKeywords()
Dim cell As Range
Dim keywordRng As Range
Dim categoryRng As Range
Dim i As Integer
Dim lastRowA As Long
Dim lastRowD As Long
Dim matchFound As Boolean
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
lastRowA = Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
lastRowD = Cells(Rows.Count, "D").End(xlUp).Row
Set keywordRng = Range("D2:D" & lastRowD)
Set categoryRng = Range("E2:E" & lastRowD)
For Each cell In Range("A2:A" & lastRowA)
matchFound = False
For i = 1 To keywordRng.Rows.Count
If InStr(1, cell.Value, keywordRng.Cells(i, 1).Value, vbTextCompare) > 0 Then
cell.Offset(0, 1).Value = categoryRng.Cells(i, 1).Value
matchFound = True
Exit For
End If
Next i
If Not matchFound Then
cell.Offset(0, 1).Value = "" ' Assign blank if no keyword matched
End If
Next cell
End Sub2. Klik op de knop 
„Uitvoeren" of druk op F5 in het VBA-venster om de macro uit te voeren. De macro verwerkt alle items in kolom A vanaf rij 2, zoekt naar trefwoorden in kolom D en plaatst de bijbehorende categorie uit kolom E in kolom B.
Voeg geen trefwoord- of categoriebereiken toe als uw lijst groter is dan het getoonde voorbeeld. Pas de macro zo nodig aan om overlappende of meervoudige trefwoordovereenkomsten te verwerken, of om standaardcategorieën in te stellen voor items zonder overeenkomst. Maak altijd eerst een back-up van uw gegevens voordat u nieuwe code uitvoert, en sla uw werkmap op als een macro-ingeschakeld bestand (.xlsm) voor toekomstig hergebruik.
Voorbeeldbestand downloaden
Klik hier om het voorbeeldbestand te downloaden!
Meer gerelateerde artikelen over tekstcategorisatie:
- Gegevens categoriseren Gebaseerd op waarde in Excel
- Stel dat u een lijst met gegevens op basis van hun waarde wilt categoriseren — bijvoorbeeld: waarden hoger dan 90 als ‘Hoog’, tussen 60 en 90 als ‘Middelmatig’, en lager dan 60 als ‘Laag’. Hoe lost u deze taak op in Excel?
- Een waarde of categorie toewijzen op basis van een getalbereik
- In dit artikel leest u hoe u een waarde of categorie toewijst op basis van een beperkt bereik in Excel. Bijvoorbeeld: als het opgegeven getal tussen 0 en 100 ligt, krijgt het waarde 5; tussen 101 en 500, waarde 10; en voor het bereik 501 tot 1000, waarde 15. De methode in dit artikel helpt u daarbij.
- Cijfer of lettergraad berekenen in Excel
- Het toewijzen van een lettergraad aan elke student op basis van hun scores is een veelvoorkomende taak voor docenten. Stel dat u een beoordelingsschaal hebt gedefinieerd waarbij scores van 0–59 overeenkomen met een F, 60–69 met een D, 70–79 met een C, 80–89 met een B en 90–100 met een A, zoals weergegeven in de schermafbeelding hieronder. Hoe berekent u in Excel snel en eenvoudig een lettergraad op basis van een numerieke score?
- Serienummer toewijzen aan dubbele of unieke waarden
- Als uw lijst met waarden duplicaten bevat, kunt u dan sequentiële nummers toewijzen aan de dubbele of unieke waarden? Met andere woorden: kunt u een opeenvolgende volgorde toepassen op dubbele of unieke waarden? In dit artikel bespreek ik enkele eenvoudige formules die u helpen deze taak in Excel uit te voeren.
De beste kantoorproductiviteitstools
Kutools voor Excel lost de meeste van uw problemen op en verhoogt uw productiviteit met 80 %
- Super Formulebalk (bewerk eenvoudig meerdere regels tekst en formules); Leeslay-out (lees en bewerk gemakkelijk grote aantallen cellen); Plakken naar Filterbereik...
- Samengevoegde cellen/rijen/kolommen en bijbehorende gegevens behouden; inhoud van cellen splitsen; Dubbele rijen combineren en som/gemiddelde berekenen... Voorkom dubbele invoer in cellen; Bereiken vergelijken...
- Selecteer dubbele of unieke rijen; selecteer lege rijen (alle cellen zijn leeg); superzoeken en fuzzy zoeken in meerdere werkmappen; willekeurig selecteren...
- Exacte kopie van meerdere cellen zonder dat u de formuleverwijzing hoeft te wijzigen; automatisch verwijzingen maken naar meerdere werkbladen; opsommingstekens invoegen, selectievakjes en meer...
- Favoriete formules, berekeningen, grafieken en afbeeldingen snel invoegen;Cellen met wachtwoord versleutelen;Mailinglijst maken en e-mails verzenden...
- Tekst extraheren, tekst toevoegen, tekens verwijderen op een bepaalde positie, spaties verwijderen; gegevensbladstatistieken maken en afdrukken; converteren tussen celinhoud en opmerkingen...
- Superfilter (sla filterinstellingen op en pas ze toe op andere werkbladen); Geavanceerd sorteren per maand, week, dag, frequentie en meer; Speciaal filter op vet, cursief...
- Combineer werkmappen en werkbladen; voeg tabellen samen op basis van een sleutelkolom; splits gegevens op in meerdere werkbladen; batchconverteer xls-, xlsx- en PDF-bestanden...
- Groepeer draaitabel op weeknummer, dag van de week en meer...Toon niet-vergrendelde en vergrendelde selecties met verschillende kleuren;Markeer cellen met formules of namen...
- Schakel tabbladbewerking en -lezen in voor Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio en Project.
- Open en maak meerdere documenten aan in nieuwe tabbladen binnen hetzelfde venster, in plaats van in afzonderlijke vensters.
- Verhoogt uw productiviteit met 50 % en bespaart u dagelijks honderden muisklikken!
