Hoe slaat u een werkblad op als PDF-bestand en e-mailt u het vervolgens als bijlage via Outlook?
In uw dagelijkse werk komt u regelmatig situaties tegen waarin u een specifiek werkblad moet delen met collega’s of klanten, terwijl u er tegelijkertijd voor wilt zorgen dat het bestandstype vastligt en beveiligd is. Het verzenden van een werkblad als PDF via Outlook is dan ook een veelvoorkomende eis – vooral bij rapportagedocumentatie, het sturen van facturen of het delen van definitieve gegevens die niet zomaar mogen worden aangepast. Traditioneel betekent dit dat u handmatig het werkblad opslaat als PDF, Outlook opent, een e-mail opstelt, de PDF als bijlage toevoegt en deze verzendt: een vervelende en tijdrovende handeling, zeker bij herhaalde acties of wanneer u meerdere bladen moet verwerken.
Dit artikel begeleidt u stap voor stap bij het automatiseren van het proces waarbij een werkblad naar PDF wordt geconverteerd en direct als bijlage wordt toegevoegd aan een Outlook-e-mail, rechtstreeks vanuit Excel. Zo bespaart u aanzienlijk tijd en vermijdt u repetitief handwerk. U krijgt een VBA-codeoplossing, inclusief gebruiksinstructies, voordelen, toepassingsscenario’s en praktische tips.
Sla een werkblad op als PDF-bestanden en e-mail het als bijlage met VBA-code
Sla een werkblad op als PDF-bestanden en e-mail het als bijlage met VBA-code
Om het exporteren van een Excel-werkblad naar PDF en het direct verzenden via Outlook te versnellen, kunt u de volgende VBA-code gebruiken. Deze oplossing is vooral handig als u regelmatig gepersonaliseerde rapporten, facturen of andere gegevensmomentopnamen rechtstreeks vanuit Excel moet versturen — want deze code automatiseert zowel het opslaan als het e-mailen volledig.
Zorg ervoor dat Microsoft Outlook is geïnstalleerd en ingesteld als uw standaardmailclient vóórdat u deze methode toepast. De code werkt optimaal wanneer macro’s zijn ingeschakeld in uw Excel-omgeving.
1. Open het werkblad dat u als PDF wilt opslaan en verzenden. Druk tegelijkertijd op Alt + F11 om de editor van Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) te openen.
2. Ga in het VBA-venster naar het menu en klik op Invoegen > Module. Hiermee maakt u een nieuwe codemodule aan. Kopieer en plak vervolgens de volgende VBA-code in het Code-venster.
VBA-code: Sla een werkblad op als PDF-bestanden en e-mail het als bijlage
Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range
Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If xFileDlg.Show = True Then
xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"
'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
On Error Resume Next
If xYesorNo = vbYes Then
Kill xFolder
Else
MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
& vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
Exit Sub
End If
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Unable to delete existing file. Please make sure the file is not open or write protected." _
& vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
Exit Sub
End If
End If
Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
'Save as PDF file
xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
'Create Outlook email
Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
With xEmailObj
.Display
.To = ""
.CC = ""
.Subject = xSht.Name + ".pdf"
.Attachments.Add xFolder
If DisplayEmail = False Then
'.Send
End If
End With
Else
MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
Exit Sub
End If
End Sub3. Nadat u de code hebt geplakt, drukt u op F5 of klikt u op Uitvoeren in de VBA-editor om de macro uit te voeren. Er verschijnt een mapselectiedialoogvenster. Kies de doelmap waarin de PDF-bestanden moeten worden opgeslagen en klik op OK om door te gaan.
Opmerkingen en praktische tips:
4. Zodra het proces is voltooid, wordt er automatisch een nieuw Outlook-e-mailvenster geopend met de PDF-bestanden als bijlage. De onderwerpregel is al ingevuld met de naam van het werkblad, gevolgd door „.pdf”. U kunt de e-mailtekst naar wens aanpassen, ontvangers toevoegen en de e-mail direct verzenden — sneller, foutlozer en efficiënter dan handmatig bijvoegen.
Deze VBA-gebaseerde aanpak is het meest efficiënt als u regelmatig definitieve werkbladen moet verdelen en als PDF-bijlagen wilt verzenden, terwijl herhalende handmatige stappen tot een minimum worden beperkt. De beperkingen zijn de afhankelijkheid van Outlook, het onvermogen om meerdere werkbladen tegelijk te verwerken en de vereiste om macro’s in te schakelen. Overweeg voor complexere workflows — zoals het gelijktijdig verzenden van meerdere werkbladen of verdere automatisering — het gebruik van Excel-add-ins of ingebouwde functies.
Alternatieve oplossing: Als VBA-macro’s niet geschikt zijn voor uw omgeving—bijvoorbeeld wanneer macro’s zijn uitgeschakeld—kunt u handmatig de ingebouwde functie Exporteren of Opslaan als van Excel gebruiken om uw werkblad op te slaan als PDF en deze vervolgens handmatig toe te voegen en te verzenden via Outlook. Deze methode vereist weliswaar meer stappen, maar is universeel beschikbaar zonder speciale rechten of scriptkennis.
Sla eenvoudig een werkblad of meerdere werkbladen tegelijk op als afzonderlijke PDF-bestanden:
De Werkboek splitsen-functie van Kutools voor Excel helpt u eenvoudig één werkblad of meerdere werkbladen tegelijk op te slaan als afzonderlijke PDF-bestanden, zoals in de onderstaande demo wordt getoond. Download en probeer het nu! (30 dagen gratis proefversie)
Gerelateerde artikelen:
- Hoe slaat u een Excel-bestand op met een tijdstempel in de bestandsnaam?
- Hoe gebruikt u de functie Opslaan als om automatisch een bestaand bestand in Excel te overschrijven?
- Hoe exporteert u meerdere of alle werkbladen naar afzonderlijke CSV- of tekstbestanden in Excel?
- Hoe schakelt u de opties Opslaan en Opslaan als uit of maakt u ze onbeschikbaar in Excel?
- Hoe schakelt u het opslaan van werkmappen uit, maar laat u alleen 'Opslaan als' toe in Excel?
Beste Office-productiviteitshulpmiddelen
Geef uw Excel-vaardigheden een boost met Kutools voor Excel en ervaar efficiëntie zoals nooit tevoren.Kutools voor Excel biedt meer dan 300 geavanceerde functies om de productiviteit te verhogen en Tijd besparen.Klik hier om de functie te krijgen die u het meest nodig heeft...
Office Tab brengt een tabbladinterface naar Office en maakt uw werk veel eenvoudiger
- Schakel tabbladbewerking en -lezen in voor Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio en Project.
- Open en maak meerdere documenten aan in nieuwe tabbladen binnen hetzelfde venster, in plaats van in afzonderlijke vensters.
- Verhoogt uw productiviteit met 50 % en bespaart u dagelijks honderden muisklikken!
Alle Kutools-add-ins in één installatieprogramma.
Kutools for Office bundelt add-ins voor Excel, Word, Outlook en PowerPoint, plus Office Tab Pro—ideaal voor teams die met meerdere Office-apps werken.
- Alles-in-één suite— add-ins voor Excel, Word, Outlook & PowerPoint plus Office Tab Pro
- Één installatieprogramma, één licentie— binnen enkele minuten klaar (MSI-geschikt)
- Werkt beter samen— gestroomlijnde productiviteit in alle Office-apps
- 30 dagen volledig functionele proefversie— geen registratie, geen creditcard
- Beste prijs-kwaliteitverhouding— bespaar ten opzichte van het afzonderlijk kopen van add-ins