Hoe sla je een werkblad op als PDF-bestand en verstuur je het als bijlage via Outlook?
In dagelijkse werkzaamheden kom je vaak situaties tegen waarin je een specifiek werkblad moet delen met collega's of klanten, maar wil je er zeker van zijn dat het bestandsformaat vastligt en veilig is. Het versturen van een werkblad als PDF-bestand via Outlook is een veelvoorkomende behoefte, vooral voor het documenteren van rapporten, het versturen van facturen of het delen van gefinaliseerde gegevens die niet gemakkelijk mogen worden gewijzigd. Traditioneel houdt dit in dat je handmatig het werkblad opslaat als PDF, Outlook opent, een e-mail opstelt, de PDF bijvoegt en verzendt — wat tijdrovend en omslachtig is, vooral bij herhaalde acties of bij het verwerken van meerdere werkbladen.
Dit artikel begeleidt je stap voor stap door het automatiseringsproces van het converteren van een werkblad naar PDF en het direct toevoegen aan een Outlook-e-mail vanuit Excel, waardoor je veel tijd bespaart en repetitief handwerk voorkomt. Je vindt hier een VBA-code-oplossing, samen met details over de werking, voordelen, toepassingsscenario's en praktische tips.
Sla een werkblad op als PDF-bestand en verstuur het als bijlage met VBA-code
Sla een werkblad op als PDF-bestand en verstuur het als bijlage met VBA-code
Om het proces van het exporteren van een Excel-werkblad als PDF-bestand en het versturen via Outlook te versnellen, kun je de volgende VBA-code gebruiken. Deze aanpak is vooral nuttig als je regelmatig persoonlijke rapporten, facturen of andere gegevensmomentopnamen rechtstreeks vanuit Excel moet versturen, omdat het de stappen voor het opslaan en e-mailen volledig automatiseert.
Voordat je deze methode toepast, controleer dan of Microsoft Outlook is geïnstalleerd en ingesteld als je standaard e-mailclient. De code werkt het beste wanneer macros zijn ingeschakeld in je Excel-omgeving.
1. Open het werkblad dat je wilt opslaan en verzenden als PDF. Druk tegelijkertijd op Alt + F11 om de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-editor te openen.
2. Ga in het VBA-venster naar het menu en klik op Invoegen > Module. Hiermee wordt een nieuwe codemodule gemaakt. Kopieer en plak vervolgens de volgende VBA-code in het Code-venster van de module.
VBA-code: Sla een werkblad op als PDF-bestand en verstuur het als bijlage
Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range
Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If xFileDlg.Show = True Then
xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"
'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
On Error Resume Next
If xYesorNo = vbYes Then
Kill xFolder
Else
MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
& vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
Exit Sub
End If
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Unable to delete existing file. Please make sure the file is not open or write protected." _
& vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
Exit Sub
End If
End If
Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
'Save as PDF file
xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
'Create Outlook email
Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
With xEmailObj
.Display
.To = ""
.CC = ""
.Subject = xSht.Name + ".pdf"
.Attachments.Add xFolder
If DisplayEmail = False Then
'.Send
End If
End With
Else
MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
Exit Sub
End If
End Sub3. Nadat je de code hebt geplakt, druk op F5 of klik op Uitvoeren in de VBA-editor om de macro uit te voeren. Er verschijnt een dialoogvenster voor mapselectie. Kies de doelmap waar het PDF-bestand moet worden opgeslagen en klik op OK om door te gaan.
Opmerkingen en praktische tips:
4. Wanneer het proces is voltooid, wordt er een nieuw Outlook-e-mailvenster gegenereerd, met het PDF-bestand als bijlage. De onderwerpregel wordt vooraf ingevuld met de naam van het werkblad gevolgd door ".pdf"; je kunt de e-mailinhoud bewerken, ontvangers toevoegen en indien nodig verzenden. Dit reduceert fouten en verhoogt de efficiëntie ten opzichte van handmatig bijvoegen.
Deze op VBA gebaseerde aanpak is het efficiëntst wanneer je regelmatig finaliseerde werkbladen als PDF-bijlagen moet distribueren en minimaliseert repetitieve handmatige stappen. De beperkingen ervan omvatten afhankelijkheid van Outlook, onvermogen om meerdere werkbladen tegelijk te verwerken en de noodzaak om macros in te schakelen. Voor meer complexe workflows, zoals het versturen van meerdere werkbladen in één keer of extra automatisering, overweeg dan het gebruik van Excel-invoegtoepassingen of ingebouwde functies.
Alternatieve oplossing: Als VBA-macros niet geschikt zijn voor je omgeving, zoals wanneer macros zijn beperkt, kun je handmatig Excel's ingebouwde Export of Opslaan als-functie gebruiken om je werkblad op te slaan als PDF, en het vervolgens in Outlook bijvoegen en versturen. Deze methode vereist wel meer stappen, maar is universeel beschikbaar zonder speciale rechten of scriptkennis.
Sla eenvoudig een werkblad of meerdere werkbladen op als aparte PDF-bestanden in één keer:
De Split Workbook-hulpprogramma van Kutools voor Excel kan je helpen om eenvoudig een werkblad of meerdere werkbladen op te slaan als aparte PDF-bestanden in één keer, zoals in de onderstaande demo te zien is. Download en probeer het nu! (30-dag gratis proefversie)
Gerelateerde artikelen:
- Hoe sla je een Excel-bestandsnaam op met een tijdstempel?
- Hoe gebruik je de Opslaan als-functie om automatisch een bestaand bestand te overschrijven in Excel?
- Hoe sla je, exporteer je meerdere/alle werkbladen naar aparte CSV- of tekstbestanden in Excel?
- Hoe schakel je de opties Opslaan en Opslaan als uit of sta je ze niet toe in Excel?
- Hoe schakel je het opslaan van een werkboek uit, maar sta je alleen Opslaan als toe in Excel?
Beste productiviteitstools voor Office
Verbeter je Excel-vaardigheden met Kutools voor Excel en ervaar ongeëvenaarde efficiëntie. Kutools voor Excel biedt meer dan300 geavanceerde functies om je productiviteit te verhogen en tijd te besparen. Klik hier om de functie te kiezen die je het meest nodig hebt...
Office Tab brengt een tabbladinterface naar Office en maakt je werk veel eenvoudiger
- Activeer tabbladbewerking en -lezen in Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio en Project.
- Open en maak meerdere documenten in nieuwe tabbladen van hetzelfde venster, in plaats van in nieuwe vensters.
- Verhoog je productiviteit met50% en bespaar dagelijks honderden muisklikken!
Alle Kutools-invoegtoepassingen. Eén installatieprogramma
Kutools for Office-suite bundelt invoegtoepassingen voor Excel, Word, Outlook & PowerPoint plus Office Tab Pro, ideaal voor teams die werken met Office-toepassingen.
- Alles-in-één suite — invoegtoepassingen voor Excel, Word, Outlook & PowerPoint + Office Tab Pro
- Eén installatieprogramma, één licentie — in enkele minuten geïnstalleerd (MSI-ready)
- Werkt beter samen — gestroomlijnde productiviteit over meerdere Office-toepassingen
- 30 dagen volledige proef — geen registratie, geen creditcard nodig
- Beste prijs — bespaar ten opzichte van losse aanschaf van invoegtoepassingen