Hoe slaat u uw aangepaste sorteercriteria en -volgorde op in Excel?

Deze methode laat zien hoe u een door de gebruiker gedefinieerde sorteervolgorde kunt opslaan met behulp van de Aangepaste lijst-functie van Excel. Door een aangepaste lijst te maken, kunt u dezelfde sorteervolgorde razendsnel toepassen op andere datasets — ideaal voor herhaalde rapportages of wanneer de standaardsorteeropties ontoereikend zijn (bijvoorbeeld bij het sorteren van statuswaarden zoals „High”, „Medium” en „Low”). De methode is eenvoudig, vereist geen extra hulpmiddelen en biedt een flexibele manier om gegevenssortering te standaardiseren over meerdere werkmappen.

1. Nadat u uw gegevenslijst naar wens hebt gesorteerd, klikt u op Bestand > Opties(of klik in oudere Excel-versies op de Office-knop >)Excel-opties) om het dialoogvenster Excel-opties te openen.

2. Navigeer in het dialoogvenster Excel-opties naar het tabblad Geavanceerd in het linkerdeelvenster. Klik vervolgens in de sectie Algemeen op de knop Bewerk Aangepaste lijst. Zie screenshot:

Opmerking: In Excel 2007 moet u Populair selecteren in de linkerbalk en vervolgens op de knop Bewerk Aangepaste lijst klikken onder de sectie Belangrijkste opties voor het werken met Excel.

3. Zoek in het verschijnende dialoogvenster Aangepaste lijst het vak Lijst importeren uit cellen. Klik op de knop Bladeren om het bereik met uw aangepaste gesorteerde items te selecteren. Klik daarna op Importeren en vervolgens op OK om uw Aangepaste lijsten op te slaan. Zie screenshot:

Tip: Zorg ervoor dat het bereik dat u selecteert voor het importeren exact overeenkomt met de volgorde die u in de toekomst wilt gebruiken voor sorteren. Eventuele wijzigingen in de brondatalijst worden niet automatisch doorgevoerd in de Aangepaste lijsten; u moet opnieuw importeren als de volgorde verandert. Wees bovendien voorzichtig en importeer alleen de relevante kolom, want het importeren van onbedoelde cellen kan leiden tot sorteerfouten.

4. Bevestig dit door op OK te klikken in het dialoogvenster Excel-opties. Uw aangepaste volgorde is nu opgeslagen in Excel als een herbruikbare aangepaste lijst.

Met deze instelling kunt u uw volgorde efficiënt hergebruiken in verschillende werkbladen en werkmappen, maar let op: Aangepaste lijst worden opgeslagen op applicatieniveau (Excel) op uw computer, niet in afzonderlijke bestanden. Als u bestanden deelt, moeten ontvangers de Aangepaste lijsten opnieuw aanmaken in hun eigen installatie voor consistent gedrag.

Volg de onderstaande stappen om uw opgeslagen aangepaste sorteervolgorde op een andere dataset toe te passen:

5. Selecteer het bereik of de tabel die u wilt sorteren volgens uw aangepaste volgorde. Klik op het tabblad Gegevens > Sorteren.

6. Geef in het dialoogvenster Sorteren via de keuzelijst Kolom de kolom op waarnaar u wilt sorteren. Zorg ervoor dat Waarden is geselecteerd onder Sorteren op en kies vervolgens Aangepaste lijsten in de keuzelijst Volgorde. Zie screenshot:

7. Selecteer in het venster Aangepaste lijst de aangepaste lijsten die u eerder hebt gemaakt in het vak Aangepaste lijst, en bevestig door op OK te klikken.

8. Rond af door op OK te klikken in het dialoogvenster Sorteren om uw lijst te sorteren volgens uw aangepaste volgorde.

Uw Bereik selecteren wordt nu gesorteerd volgens de volgorde die is opgeslagen in uw Aangepaste lijsten, zoals hieronder wordt geïllustreerd:

Praktische tip: Als u deze sorteervolgorde regelmatig op verschillende computers of in diverse werkmappen gebruikt, leg dan de stappen vast voor collega’s of exporteer uw volgorde als referentielijst. Werk uw aangepaste lijsten bij zodra de sorteervolgorde in de loop van de tijd wijzigt.

Beperkingen: Hoewel het aanmaken van aangepaste lijsten snel en handig is, slaat deze methode geen meervoudige sorteercriteria op—zoals het gelijktijdig sorteren op meerdere kolommen—en kan ze niet eenvoudig tussen computers worden overgedragen zonder de aangepaste lijsten handmatig opnieuw in te stellen. Deze aanpak is dan ook het meest geschikt voor eenvoudige, terugkerende sorteervoorwaarden binnen één enkele kolom.