Hoe elk werkblad op te slaan of exporteren als CSV/PDF-bestand in Excel?

De meest eenvoudige manier om een enkel werkblad te exporteren als een CSV- of PDF-bestand is door gebruik te maken van de ingebouwde functie Opslaan als in Excel. Deze methode is vooral handig als je slechts een paar bladen hoeft te exporteren of als je volledige controle en controle wilt hebben over elk bestand voordat je het opslaat. Echter, als je werkboek veel bladen bevat, kan het handmatig uitvoeren van deze stappen voor elk blad vervelend worden.

Voordelen: Eenvoudig, geen extra tools of programmeren nodig, mogelijkheid om het blad te bekijken of aan te passen voordat je exporteert.
Beperkingen: Handmatig en repetitief voor meerdere bladen; kan niet tegelijkertijd op alle bladen opereren.

1. Klik op het tabblad van het werkblad onderaan om het blad dat je wilt exporteren als een afzonderlijk CSV- of PDF-bestand te activeren. Ga vervolgens naar Bestand (of Office-knop) > Opslaan als.

2. Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als dat verschijnt de doelmap waar je je bestand wilt opslaan. Klik op de dropdownlijst Opslaan als type en kies ofwel CSV (door komma's gescheiden) (*.csv) of PDF (*.pdf), afhankelijk van je exportformaatbehoeften. Wanneer je klaar bent, klik dan op de knop Opslaan.

3. Als je opslaat als CSV-formaat, zal Excel je waarschuwen met twee waarschuwingsdialoogvensters. De eerste waarschuwt over het opslaan van alleen het actieve werkblad, de tweede over mogelijke verlies van functies die niet worden ondersteund door CSV. Klik op OK in het eerste bericht, en daarna op Ja in het volgende om door te gaan.

Opmerking: Als je ervoor kiest om op te slaan als PDF, verschijnen deze waarschuwingsberichten niet; je gaat gewoon door met opslaan.

4. Om extra bladen te exporteren, herhaal dan stappen 1-3 voor elk werkblad dat je wilt opslaan.

Aanvullende tips en herinneringen:

• Voordat je opslaat als CSV, zorg er dan voor dat je blad geen formules of opmaak bevat die je wilt behouden, omdat CSV alleen ruwe gegevens opslaat.
• Bij het opslaan als PDF, overweeg dan om de afdrukgebied in te stellen en de paginalay-out aan te passen voor de beste resultaten.
• Wees voorzichtig dat je geen bestanden met dezelfde naam overschrijft in je doelmap, vooral als je bladnamen vergelijkbaar zijn.

Problemen oplossen: Als Excel meldt dat "Sommige functies in je werkboek kunnen verloren gaan als je het opslaat als CSV", is dit normaal voor dit formaat, dat geen formules, opmaak of meerdere bladen ondersteunt. Alleen het actieve blad zal per bestand worden geëxporteerd.

Het handmatig exporteren van elk blad met behulp van de functie Opslaan als wordt omslachtig als je werkboek veel bladen bevat. In dergelijke gevallen kunnen gespecialiseerde Excel-add-ins zoals Kutools voor Excel een efficiënte alternatieve bieden. Het hulpprogramma Werkboek splitsen stelt je in staat om snel elk werkblad te exporteren als individuele CSV-, PDF- of andere bestandsformaten in een batch, wat veel tijd en moeite bespaart.

Voordelen: Kan grote aantallen bladen tegelijk verwerken, ondersteunt meerdere formaten, flexibel met opties om verborgen of lege bladen over te slaan, gebruikersvriendelijk.
Beperkingen: Vereist installatie van Kutools voor Excel; niet geschikt als je geen add-ins kunt gebruiken vanwege IT-beleid.

1. Klik op de Excel-werkbalk op Kutools Plus > Werkboek > Werkboek splitsen.

2. Stel in het dialoogvenster Werkboek splitsen je voorkeuren in zoals hieronder beschreven:

(1) Zorg ervoor dat alle bladen zijn geselecteerd voor splitsen. Als je er eerder sommige hebt gedeselecteerd, gebruik dan het selectievakje vóór Werkbladnaam om alle bladen opnieuw te selecteren.

(2) Schakel het vakje Opslaan formaat specificeren in.

(3) Klik op het vak onder Opslaan formaat specificeren, en kies ofwel CSV (Macintosh) (*.csv) of PDF (*.pdf) als het exportbestandstype.

(4) Klik op de knop Splitsen om door te gaan.

Opmerking: Kies de opties Verborgen werkbladen overslaan en/of Lege werkbladen overslaan als je niet-zichtbare of lege bladen wilt uitsluiten van exporteren. Dit helpt om je uitvoerbestanden relevant te houden en voorkomt onnodige exports.

Kutools voor Excel - Boost Excel met meer dan 300 essentiële tools. Geniet van permanent gratis AI-functies! Nu verkrijgen

3. Selecteer in het dialoogvenster Map zoeken die verschijnt de doelmap waar je alle uitvoerbestanden (CSV of PDF) wilt opslaan, en bevestig door op OK te klikken.

Het hulpprogramma verwerkt je werkboek en maakt afzonderlijke bestanden in het gekozen formaat voor elk geselecteerd werkblad, en slaat ze op in de map die je hebt opgegeven.

Als je tientallen of zelfs honderden bladen moet exporteren als afzonderlijke CSV-bestanden, kunnen handmatige procedures veel te tijdrovend zijn. Om dit proces te automatiseren, kun je gebruik maken van de ingebouwde Visual Basic for Applications (VBA)-editor van Excel en een script uitvoeren om elk blad met een paar klikken te exporteren. Deze methode is ideaal voor gebruikers die bekend zijn met basiscode-uitvoering en een flexibele, herbruikbare oplossing nodig hebben - vooral wanneer ze in de toekomst soortgelijke taken moeten uitvoeren.

Voordelen: Volledig geautomatiseerd, geen derde partij-add-ins vereist, aanpasbaar en herbruikbaar voor verschillende werkboeken.
Beperkingen: Vereist initiële instelling, basiskennis van VBA en toestemming om macro's uit te voeren in je Excel-omgeving.

Voorzorgsmaatregelen:

• Maak altijd een back-up van je werkboek voordat je macro's uitvoert.
• Schakel of controleer bestaande macro's die invloed kunnen hebben op het opslaan van bestanden.

Volg deze stappen om de VBA-oplossing toe te passen:

1. Druk op Alt + F11 om het Microsoft Visual Basic for Applications-venster te openen.

2. Klik op Invoegen > Module, en plak de meegeleverde VBA-code in het nieuwe modulevenster.

VBA: Sla elk blad op als een individueel CSV-bestand

Public Sub SaveWorksheetsAsCsv()
Dim xWs As Worksheet
Dim xDir As String
Dim folder As FileDialog
Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If folder.Show <> -1 Then Exit Sub
xDir = folder.SelectedItems(1)
For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets
xWs.SaveAs xDir & "\" & xWs.Name, xlCSV
Next
End Sub

3. Voer de code uit door op de knop Uitvoeren te klikken (het “play” driehoek-icoon) in de VBA-editor, of druk eenvoudigweg op F5. Excel vraagt je om een doelmap te kiezen.

4. Blader in het venster voor het selecteren van mappen en specificeer waar alle CSV-bestanden moeten worden opgeslagen, en klik dan op OK.

Wanneer de macro is voltooid, vind je elk werkblad geëxporteerd als een individueel CSV-bestand, met bestandsnamen die overeenkomen met de bijbehorende bladnamen, in je aangewezen map.

Nuttige tips:

• Als een blad leeg is, kan het bijbehorende CSV-bestand toch worden gemaakt (maar leeg blijven).
• Als je werkboek zeer grote bladen bevat, kan het exportproces enige tijd duren - wacht tot een voltooiingsmelding verschijnt (indien geprogrammeerd) of tot de bestanden verschijnen.

Problemen oplossen:

• Als de macro geen toegang heeft tot de bestemming (bescherming tegen schrijven/toestemmingsfout), kies dan een map waar je volledige toegang tot hebt, zoals Documenten of Bureaublad.
• Als een bestand niet verschijnt, controleer dan of het blad niet verborgen of beveiligd was - pas indien nodig de code aan om deze scenario's op te nemen.

Voor scenario's waarin je geen macro's of add-ins kunt of wilt gebruiken, maar nog steeds een snelle manier nodig hebt om je werkbladinhoud voor te bereiden als een CSV-bestand voor export, kunnen Excel-formules helpen om je gegevens samen te stellen in een CSV-compatibel formaat. Hoewel formules geen bestanden direct kunnen exporteren, kun je ze gebruiken om celwaarden samen te voegen tot correct opgemaakte tekst, die je vervolgens kan kopiëren en opslaan als een .csv-bestand met behulp van Kladblok of een andere teksteditor.

Voordelen: Geen macro's of add-ins betrokken, eenvoudig voor kleinere datasets en incidentele eenmalige exports.
Beperkingen: Handmatig proces vereist om de export te voltooien, het beste voor eenvoudige, consistente tabellen in plaats van grote of complexe datastructuren. Mogelijk is aanpassing nodig als kolommen of rijen in lengte variëren tussen bladen.

Instructies:

1. Stel dat je gegevens zich in kolommen A tot D en rijen 1 tot 100 bevinden. Voer in cel E1 de volgende formule in om kolommen A tot D samen te voegen in een CSV-formaatregel (pas het bereik aan indien nodig voor je gegevens):

=A1 & "," & B1 & "," & C1 & "," & D1

2. Kopieer de formule in E1 naar beneden voor alle rijen met gegevens (bijvoorbeeld E1:E100). Selecteer kolom E (de gegenereerde regels), druk op Ctrl+C om te kopiëren, en plak deze vervolgens in Kladblok of een andere teksteditor.

3. Sla het tekstbestand op met een .csv-extensie, bijvoorbeeld Sheet1.csv. Nu kan je gegevens opnieuw worden geopend in Excel of gebruikt in andere systemen.

Parameter Opmerkingen: Pas de formule aan als je meer of minder kolommen hebt - voeg of verwijder celverwijzingen en komma's indien nodig.
Tips: Om waarden die komma's bevatten (wat problemen kan veroorzaken bij het parsen van CSV) te verwerken, omring elk waarde met aanhalingstekens in de formule:

="""" & A1 & """,""" & B1 & """,""" & C1 & """,""" & D1 & """"

Controleer na het opslaan je gegevens door het bestand opnieuw te openen in Excel om er zeker van te zijn dat de structuur en opmaak correct zijn.

Problemen oplossen: Als kolommen samengevoegd of onjuist gescheiden lijken wanneer je je CSV opent, controleer dan de regionale lijst scheidingstekens in je systeeminstellingen (komma versus puntkomma), of pas de formule scheidingsteken dienovereenkomstig aan.